--- title: Chytré nástroje šetří pracovní síly, říká koordinátorka digitalizace Stromu života description: Jak zrychlit zdlouhavé administrativní procesy, zefektivnit práci svých zaměstnanců a zaměstnankyň a šetřit čas u papírování, aby ho bylo více na plnění… url: "https://www.svetneziskovek.cz/inovace/chytre-nastroje-setri-pracovni-sily-rika-koordinatorka-digitalizace-stromu-zivota" type: static generatedAt: "2026-08-03T07:13:40.329Z" --- ![Chytré nástroje šetří pracovní síly, říká koordinátorka digitalizace Stromu života](https://cdn.nuasite.com/cdn-cgi/image/quality=85,format=auto,width=1600/assets/svet-neziskovek-prod/ccf1e35b79-7746.jpg) article inovace Barbora Báštěcká Chytré nástroje šetří pracovní síly, říká koordinátorka digitalizace Stromu života Jak zrychlit zdlouhavé administrativní procesy, zefektivnit práci svých zaměstnanců a zaměstnankyň a šetřit čas u papírování, aby ho bylo více na plnění poslání? Na to hledá v mobilním hospici Strom života odpovědi Mirka Oleňáková – koordinátorka pro digitalizaci. Do organizace se jí daří přinášet chytré nástroje, které usnadňují a zefektivňují práci jejích kolegů. [Strom života](https://zivotastrom.cz/), který působí v Moravskoslezském, Zlínském a Olomouckém kraji, poskytuje pomoc nevyléčitelně nemocným, kteří chtějí závěr života prožít doma, a jejich blízkým. Nabízí terénní zdravotní a sociální služby a v jeden okamžik pečuje v průměru o 100 pacientů a pacientek v mobilním hospici, 120 uživatelů a uživatelek odlehčovací služby a 100 klientů a klientek v poradně pro pozůstalé. To znamená, že není malou organizací. Aktuálně se o poskytování služeb stará více než 150 zaměstnanců a zaměstnankyň. A i vzhledem k populační křivce se dá očekávat, že organizace v následujících letech dále poroste. Dobrou zprávou je, že se ve Stromu života nebojí rozvoje a inovací, které jim vzrůstající poptávku po službách a s tím i rostoucí administrativní zátěž pomohou zvládnout. S cílem usnadnit a zefektivnit poskytování komplexních zdravotních a sociálních služeb paliativní péče a poradenství vytvořila organizace pozici koordinátorky pro digitalizaci. Tu v současnosti zastává **Mirka Oleňáková**, která hledá způsoby, jak usnadnit práci svým kolegům a kolegyním a zrychlit dlouhé administrativní procesy – na nové pozici bezmála dva měsíce, neoficiálně více než rok. *„Jsem lenivý člověk a to, že všechno dlouho trvalo a že kvůli každému papíru bylo třeba oběhnout hromadu lidí, mě přimělo hledat chytřejší řešení,“* popisuje Mirka Oleňáková, která původně působila v administrativě, jak její nová pozice v hospici postupně vznikala. *„Tahle potřeba se spojila s tím, že jsem byla na školení u Kateřiny Švidrnochové a Radky Bystřické, které ukazovaly, jaké nástroje digitalizace nám s prací mohou pomoci,“* dodává. Strom života v té době ani nepracoval s cloudem a každý zaměstnanec používal různé e-mailové schránky – někdo Gmail, někdo třeba svůj osobní e-mail na Seznamu. První velkou změnou, kterou se v organizaci podařilo prosadit, bylo právě sjednocení těchto nejzákladnějších nástrojů a zavedení prostředí Google Workspace, čímž započalo i používání sdíleného online disku. A jak Mirka Oleňáková ve Stromu života, kam přišla z předchozí práce v korporátu, plnila svou agendu, zjišťovala, že existují efektivnější cesty, jak si se zadáním poradit. Začátky byly pomalé, a to i z důvodu, že prostoru na digitalizaci procesů nebylo mnoho. *„Chodila jsem za kolegy a ukazovala možnosti, které díky přechodu na Google Workspace máme, a jakým způsobem jim použivání těchto nástrojů může ulehčit administrativu, komunikaci a práci na home office,“* říká. Postupně se tak dařilo dělat malé změny, které přispívaly k růstu důvěry v to, že technologie mohou organizaci pomoci. ## Jak si ušetřit dva a půl dne práce Že může digitalizace významně šetřit čas a pracovní síly ilustruje případ vytvoření chytré tabulky knihy jízd. Strom života disponuje zhruba stovkou aut, které zaměstnanci a zaměstnankyně využívají při cestování za svými klienty. *„Nechápala jsem, jak je možné, že existuje papírová kniha jízd, do které terénní pracovník musí fyzicky zanést, kolik kilometrů, kam a kdy jel. Data pak zpracovává kolegyně, která se stará o vozový park, a pak ještě personální oddělení. Viděla jsem, jak to pro kolegyně bylo náročné,“* vzpomíná Mirka Oleňáková, která se tento proces rozhodla změnit. Bylo třeba dobře nastudovat, jaká data a jakým způsobem je nutné pro knihu jízd sbírat a jak je poté zpracovat, aby veškerá administrativa byla provedená správně. Jednalo se o několik dílčích procesů, jež bylo nutné zaznamenat a vytvořit pro ně funkce v tabulce, která se pak o celý proces postará sama. To se Oleňákové podařilo i za použití nástrojů umělé inteligence. Dnes administrativa spojená s vozovým parkem probíhá téměř celá automaticky a proces, který ve Stromu života trval jedné zaměstnankyni tři a půl dne v jednom měsíci, je dnes hotový za jeden den. *„Kolegové tuto změnu velmi kvitovali. Najednou nemuseli ručně psát počty kilometrů do sešitu a na konci měsíce počítat, kolik ujeli, dodávat výkazy personální, která údaje zpracovává pro mzdy. Dnes terénní pracovníci knihu jízd ovládají v Google Tabulkách z mobilu, automaticky se přenáší data z GPS a oni jen doplní informace o tom, za jakým účelem cestovali. Za pár minut mají hotovo. Vše se pak automaticky počítá a posílá na příslušná místa,“* vysvětluje Mirka Oleňáková s tím, že všichni, kteří jsou do procesu nějakým způsobem zapojení, šetří čas. *„Kolegyně, co jízdy zpracovávala, teď v nově nabytém čase zvládne obstarat jeden malý projekt navíc,“* dodává. ![](https://cdn.nuasite.com/cdn-cgi/image/quality=85,format=auto,width=1400/assets/svet-neziskovek-prod/ccf1e35b79-7746.jpg) *Mirce Oleňákové se podařilo ukázala, že se do digitalizace ní vyplatí investovat. Získala díky tomu podporu vedení, se kterým se domluvila na vzniku pozice koordinátorky, v níž v současnosti působí na poloviční úvazek.* ## Digitalizace se vyplatí Tvorba funkčního nástroje trvala zhruba tři měsíce. A to i z důvodu, že na práci na něm nebylo dost kapacit. Současně nynější koordinátorka pro digitalizaci přiznává, že jako samouk si tehdy ještě příliš nevěděla rady s umělou inteligencí a neuměla dobře vytvářet příkazy, obvykle nazývané prompty. I díky procesu digitalizace knihy jízd se však v používání chatbotů výrazně zlepšila, a dokonce se rozhodla i pro placenou verzi. Kromě toho právě tento případ nastartoval systematičtější přístup k digitalizaci. Mirka Oleňáková ukázala, že se do ní vyplatí investovat a získala podporu vedení, se kterým se domluvila na vzniku pozice koordinátorky, v níž v současnosti působí na poloviční úvazek. Ani to není úplně dostačující – i kdyby pracovala na plný úvazek, stále by podle ní bylo co zlepšovat. Uvědomuje si však, že získat finance na její pozici a případné rozšíření není pro neziskovou organizaci snadné. *„Pro donory je vždy atraktivnější příběh našich klientů a klientek než zajištění technologického zázemí,“* uvádí. O to víc si váží toho, že ve Stromu života je znát podpora inovací – například investice do placených nástrojů nebo do vzdělávání, které jí v její roli výrazně pomáhá růst. Koordinátorka digitalizace doufá, že se v budoucnu podaří sehnat dostatek prostředků, aby digitalizace mohla probíhat systematičtěji. *„V současné době spíše nahodile reagujeme na konkrétní potřeby a požadavky z týmu. Pomohlo by mít jasnější strategii, kam chceme dojít za rok nebo za dva,“* říká Mirka Oleňáková. I kvůli těmto limitům je jasné, že ještě dlouho potrvá, než bude tak velká organizace, jako je Strom života, s digitálními nástroji plně sžitá. Potřebujete se zorientovat v nastavování procesů ve vaší organizaci v kontextu efektivity práce, orientace na dopad a organizační kultury? [Využijte letní slevu 15 % na e-learning Procesy a efektivní organizace: Jak se neztratit na společné misi.](Procesy%20a%C2%A0efektivn%C3%AD%20organizace:%20Jak%20se%20neztratit%20na%C2%A0spole%C4%8Dn%C3%A9%20misi) ## Drobné změny – velký efekt Podle koordinátorky pro digitalizaci lze dobře postupovat i po malých krůčcích. Jak mohou drobné změny přispět k tomu, aby práce lépe odsýpala, ilustruje na dalším případu – digitalizaci výkazů práce. Terénní pracovníci a pracovnice původně zaznamenávali detaily o pacientech, které navštívili, ke konci měsíce do tabulky. Tu měli fyzicky ve svém počítači. *„Změna, kterou jsme udělali byla vlastně velmi snadná – tabulku jsme přesunuli na sdílený online disk, ke kterému mají kolegové a kolegyně přístup odkudkoliv, z mobilu. Nemusí tak na konci měsíce vzpomínat, kde byli, a přepisovat veškeré informace do počítače, ale mohou hned po návštěvě všechno potřebné během pár minut naklikat do mobilu,“* vysvětluje Mirka Oleňáková s tím, že data takto ani nemůžou ztratit. *„Pracovníci si tuto změnu opravdu chválí.“* Podobně se podařilo také vyřešit společný chat, do kterého tým odlehčovacích služeb zasílal pracovní požadavky na nadcházející dny. *„Když někdo potřeboval jít v úterý k doktorovi, poslal zprávu, kterou si třeba i v neděli večer otevřelo 45 kolegů. Díky novému nastavení šetříme mentální zátěž našich zaměstnanců a zaměstnankyň v jejich volném čase.“* Takových drobných změn se podařilo ve Stromu života aplikovat mnoho. V centru velké části z nich stojí právě sdílené úložiště, které je dostupné online a do kterého mohou především zaměstnanci v terénu vstupovat kdykoliv z mobilu. *„Možná se to zdá jako samozřejmost, ale je důležité se kouknout na to, jak naše procesy probíhají a zamyslet se nad tím, jak je co nejvíce zjednodušit. To, že se tomu věnujeme už teď, nám v budoucnu hodně pomůže,“* dodává. ## Základem pro přinášení novinek je komunikace Právě malé, ale efektivní změny podle koordinátorky pro digitalizaci Stromu života přispěly také tomu, že lidé v týmu jsou inovacím stále otevřenější. *„Díky tomu, že jsme jim dali výkazy do telefonu a odebrali jim úplně jednoduše část administrativní práce, už vědí, že se změn nemusí bát, lépe na ně reagují, což nám usnadňuje prezentaci nových nástrojů,“* říká Mirka Oleňáková. Právě přinášení novinek do týmu, je nicméně podle jejích slov jednou z největších výzev její pozice. Naprostým základem je podle ní komunikace. > „Je třeba dobře vysvětlovat, proč změnu děláme, co nám přinese, jak nám ušetří čas nebo pomůže zlepšovat naší službu, jakým způsobem se bude dít… A není to věc, která potrvá týden. Lidé si nové nástroje potřebují osahat a je důležité, aby vždy měli, na koho se obrátit, aby jim znovu vysvětlil, jak fungují a uklidnil obavy, které mohou mít,“ říká s tím, že je třeba mít empatii s lidmi, pro něž mohou být změny náročné, protože se třeba tolik nepřátelí s technologiemi. Strom života s nově vzniklou pozicí koordinátorky pro digitalizaci však plánuje i větší posuny ve své práci. V nejbližší době bude Mirka Oleňáková vyvíjet aplikaci, která bude zpracovávat odměny zaměstnanců a zaměstnankyň mobilního hospice. *„Podle jednotlivých kritérií může aplikace vypočítat, v jaké výši by zaměstnanci měli dostat bonus za svou práci. Současně ale nechceme proces robotizovat, ke každému jednotlivci bude možné přidat další informace, aby odměny byly individualizované,“* říká. A na otázku, zda umí programovat Oleňáková s úsměvem odpoví: *„Programovat neumím, ale umím používat AI.“* Vedle placené verze Chatu GPT, používá také Gemini od Googlu. ## „Šetřeme časem“ *„Mnoho lidí z neziskového sektoru by proces digitalizace uvítala, ale často se jim do procesu hledání efektivních řešení nechce. Je však důležité si uvědomit, že to za vás nikdo jiný neudělá – vy nejlépe znáte vaše organizační procesy, vy tedy musíte stát u dělání změn,“* říká Mirka Oleňáková, s tím, že by do digitalizace měly investovat i další neziskové organizace. *„Neziskovky potřebují šetřit časem a náklady, aby mohly čas věnovat svému poslání. Jenže na pacientech, klientech a klientkách a uživatelích služeb šetřit nikdo nechce, naopak – věnujme jim čas ušetřený nad administrativou a vyplňováním výkazů. Digitalizace tomu může jednoznačně přispět,“* uzavírá. **Foto:** Mirka Oleňáková [Inspirace](/hledat?q=Inspirace) | [Technologie](/hledat?q=Technologie) O autorovi BB [![](https://cdn.nuasite.com/cdn-cgi/image/quality=85,format=auto,width=288/assets/svet-neziskovek-prod/35a3e64d2d-7422.jpg.webp)](/lide-sveta-neziskovek/barbora-bastecka) [Barbora Báštěcká](/lide-sveta-neziskovek/barbora-bastecka) Redaktorka Světa neziskovek Bára píše pro Svět neziskovek a vedle toho se věnuje PR v Abakusu nadačním fondu zakladatelů Avastu. Předtím několik let pracovala na obdobné pozici v neziskové organizaci proFem, která se zabývá pomocí obětem domácího a sexuálního násilí. Zároveň se na volné noze věnuje psaní, třeba pro Voxpot. Kromě toho také studuje politologii Latinské Ameriky a Afriky. Zajímá se o lidská práva, sociální témata, rozvojový svět, ekologii a ochranu zvířat. Ráda se učí jazyky a cestuje po světě. [Všechny články autora](/lide-sveta-neziskovek/barbora-bastecka) ### Zůstaňte v obraze To nejzajímavější ze Světa neziskovek vám ve správnou chvíli pošleme e-mailem. ## Související kurzy ![](https://cdn.nuasite.com/cdn-cgi/image/quality=85,format=auto,width=1200/assets/svet-neziskovek-prod/0b681da170-6212-original.jpg) ### [Cesta k efektivní a fungující organizaci: jak řídit a upravovat procesy](/kurzy/cesta-k-efektivni-a-fungujici-organizaci-jak-ridit-a-upravovat-procesy) 12.10.2026 9:30 - 16:00 Praha (místo bude upřesněno) Kateřina Švidrnochová … 3 690 Kč [Rezervovat místo](/kurzy/cesta-k-efektivni-a-fungujici-organizaci-jak-ridit-a-upravovat-procesy/prihlasit?term=c475ed8f-8e13-4df0-9448-7a964695eeff) ![](https://data.eu.cntmbr.com/svet-neziskovek/svet-neziskovek/assets/4d640173-c5e3-40be-956a-fcf7d9751331.jpeg) ### [Wellness pro fundraiserky a fundraisery: Sdílení zkušeností a vzájemná podpora](/kurzy/wellness-pro-fundraiserky-a-fundraisery-sdileni-zkusenosti-a-vzajemna-podpora) 9.9.2026 13:00 - 17:30 Klimentská 50, Praha 1 Zdeňka Marešová 2 590 Kč [Rezervovat místo](/kurzy/wellness-pro-fundraiserky-a-fundraisery-sdileni-zkusenosti-a-vzajemna-podpora/prihlasit?term=a17d6a01-4fb6-4aaf-91f4-6b6286d60d40) ![](https://data.eu.cntmbr.com/svet-neziskovek/svet-neziskovek/assets/a16773b5-920a-4bae-8d43-1973d6184d23.png) ### [Jak na úspěšný fundraising: Spolu na jedné palubě](/kurzy/jak-na-uspesny-fundraising-spolu-na-jedne-palube) 5 900 Kč [Přejít na e-learning](https://onlineproneziskovky.thinkific.com/courses/jak-na-uspesny-fundraising) ## Související články [![Méně chaosu, více času a dopadu. Připojte se 8. dubna na setkání o kurzu Nezisk.Digital](https://cdn.nuasite.com/cdn-cgi/image/quality=85,format=auto,width=1200/assets/svet-neziskovek-prod/fc4c2f03ca-8065-original.jpg)](/aktualne-z-nezisku/mene-chaosu-vice-casu-a-dopadu-pripojte-se-na-setkani-o-kurzu-nezisk-digital) ### [Méně chaosu, více času a dopadu. Připojte se 8. dubna na setkání o kurzu Nezisk.Digital](/aktualne-z-nezisku/mene-chaosu-vice-casu-a-dopadu-pripojte-se-na-setkani-o-kurzu-nezisk-digital) 4.4.2026Anna Novák Kolik času, peněz a energie mizí ve vaší organizaci zbytečně? Děje se to všem, ale organizacím, které prošly online kurzem Nezisk.Digital, mnohem méně. Naopak mají více prostoru na své poslání a klienty. Staňte se další z nich. Připojte se na online setkání, kde se dozvíte, jak vám kurz pomůže, jestli je právě pro vás nebo jak ho zaplatit. [Aktuálně z nezisku](/aktualne-z-nezisku)|[Inspirace](/hledat?q=Inspirace)|[Technologie](/hledat?q=Technologie)|[Vzdělávání](/hledat?q=Vzd%C4%9Bl%C3%A1v%C3%A1n%C3%AD) [![Nová interaktivní platforma představuje každodenní dějiny Československa skrze vyprávění žen](https://cdn.nuasite.com/cdn-cgi/image/quality=85,format=auto,width=1200/assets/svet-neziskovek-prod/736872e057-7967-original.jpg)](/aktualne-z-nezisku/nova-interaktivni-platforma-predstavuje-kazdodenni-dejiny-ceskoslovenska-z-ust-zen) ### [Nová interaktivní platforma představuje každodenní dějiny Československa skrze vyprávění žen](/aktualne-z-nezisku/nova-interaktivni-platforma-predstavuje-kazdodenni-dejiny-ceskoslovenska-z-ust-zen) 17.12.2025Ilona Hobzová Nová výuková platforma Československo v paměti žen přináší studujícím druhého stupně ZŠ netradiční pohled na dějiny 20. století. Prostřednictvím audiozáznamů, videí, animací a interaktivních her se mohou seznámit s každodenním životem žen, jejich zkušenostmi a přínosem pro dějiny, které učebnice často opomíjejí. [Aktuálně z nezisku](/aktualne-z-nezisku)|[Historie](/hledat?q=Historie)|[Inspirace](/hledat?q=Inspirace)|[Osvěta](/hledat?q=Osv%C4%9Bta)|[Technologie](/hledat?q=Technologie)|[Vzdělávání](/hledat?q=Vzd%C4%9Bl%C3%A1v%C3%A1n%C3%AD) [![Vzdělávání, odvaha i podpora vedení. Po dekádě rozvoje fundraisingu dokáže Mobilní hospic Ondrášek vybrat téměř 20 milionů za rok](https://cdn.nuasite.com/cdn-cgi/image/quality=85,format=auto,width=1200/assets/svet-neziskovek-prod/c8de29f059-7873.jpg)](/fundraising/vzdelavani-odvaha-i-podpora-vedeni-po-dekade-systematickeho-rozvoje-fundraisingu-dokaze-hospic-ondrasek-vybrat-temer-20-milionu-za-rok) ### [Vzdělávání, odvaha i podpora vedení. Po dekádě rozvoje fundraisingu dokáže Mobilní hospic Ondrášek vybrat téměř 20 milionů za rok](/fundraising/vzdelavani-odvaha-i-podpora-vedeni-po-dekade-systematickeho-rozvoje-fundraisingu-dokaze-hospic-ondrasek-vybrat-temer-20-milionu-za-rok) 7.11.2025Barbora Báštěcká Jak se vyšplhat na roční objem darů ve výši takřka 20 milionů korun? Martina Dunděrová popisuje desetiletou cestu fundraisingového a PR oddělení Mobilního hospice Ondrášek, které nyní vede. Od seznamování veřejnosti s tématem smrti a Papučového dne, přes Tržiště radosti až po funkční online fundraising a telefonování – přečtěte si příběh ostravské organizace, která pomáhá nevyléčitelně nemocným strávit závěr života v domácím prostředí. [Fundraising](/fundraising)|[Financování](/hledat?q=Financov%C3%A1n%C3%AD)|[Inovace](/inovace)|[Inspirace](/hledat?q=Inspirace)|[Technologie](/hledat?q=Technologie)|[Vzdělávání](/hledat?q=Vzd%C4%9Bl%C3%A1v%C3%A1n%C3%AD)