Strom života, který působí v Moravskoslezském, Zlínském a Olomouckém kraji, poskytuje pomoc nevyléčitelně nemocným, kteří chtějí závěr života prožít doma, a jejich blízkým. Nabízí terénní zdravotní a sociální služby a v jeden okamžik pečuje v průměru o 100 pacientů a pacientek v mobilním hospici, 120 uživatelů a uživatelek odlehčovací služby a 100 klientů a klientek v poradně pro pozůstalé.
To znamená, že není malou organizací. Aktuálně se o poskytování služeb stará více než 150 zaměstnanců a zaměstnankyň. A i vzhledem k populační křivce se dá očekávat, že organizace v následujících letech dále poroste.
Dobrou zprávou je, že se ve Stromu života nebojí rozvoje a inovací, které jim vzrůstající poptávku po službách a s tím i rostoucí administrativní zátěž pomohou zvládnout. S cílem usnadnit a zefektivnit poskytování komplexních zdravotních a sociálních služeb paliativní péče a poradenství vytvořila organizace pozici koordinátorky pro digitalizaci. Tu v současnosti zastává Mirka Oleňáková, která hledá způsoby, jak usnadnit práci svým kolegům a kolegyním a zrychlit dlouhé administrativní procesy – na nové pozici bezmála dva měsíce, neoficiálně více než rok.
„Jsem lenivý člověk a to, že všechno dlouho trvalo a že kvůli každému papíru bylo třeba oběhnout hromadu lidí, mě přimělo hledat chytřejší řešení,“ popisuje Mirka Oleňáková, která původně působila v administrativě, jak její nová pozice v hospici postupně vznikala. „Tahle potřeba se spojila s tím, že jsem byla na školení u Kateřiny Švidrnochové a Radky Bystřické, které ukazovaly, jaké nástroje digitalizace nám s prací mohou pomoci,“ dodává.
Strom života v té době ani nepracoval s cloudem a každý zaměstnanec používal různé e-mailové schránky – někdo Gmail, někdo třeba svůj osobní e-mail na Seznamu. První velkou změnou, kterou se v organizaci podařilo prosadit, bylo právě sjednocení těchto nejzákladnějších nástrojů a zavedení prostředí Google Workspace, čímž započalo i používání sdíleného online disku.
A jak Mirka Oleňáková ve Stromu života, kam přišla z předchozí práce v korporátu, plnila svou agendu, zjišťovala, že existují efektivnější cesty, jak si se zadáním poradit. Začátky byly pomalé, a to i z důvodu, že prostoru na digitalizaci procesů nebylo mnoho. „Chodila jsem za kolegy a ukazovala možnosti, které díky přechodu na Google Workspace máme, a jakým způsobem jim použivání těchto nástrojů může ulehčit administrativu, komunikaci a práci na home office,“ říká. Postupně se tak dařilo dělat malé změny, které přispívaly k růstu důvěry v to, že technologie mohou organizaci pomoci.
Jak si ušetřit dva a půl dne práce
Že může digitalizace významně šetřit čas a pracovní síly ilustruje případ vytvoření chytré tabulky knihy jízd.
Strom života disponuje zhruba stovkou aut, které zaměstnanci a zaměstnankyně využívají při cestování za svými klienty. „Nechápala jsem, jak je možné, že existuje papírová kniha jízd, do které terénní pracovník musí fyzicky zanést, kolik kilometrů, kam a kdy jel. Data pak zpracovává kolegyně, která se stará o vozový park, a pak ještě personální oddělení. Viděla jsem, jak to pro kolegyně bylo náročné,“ vzpomíná Mirka Oleňáková, která se tento proces rozhodla změnit.
Bylo třeba dobře nastudovat, jaká data a jakým způsobem je nutné pro knihu jízd sbírat a jak je poté zpracovat, aby veškerá administrativa byla provedená správně. Jednalo se o několik dílčích procesů, jež bylo nutné zaznamenat a vytvořit pro ně funkce v tabulce, která se pak o celý proces postará sama. To se Oleňákové podařilo i za použití nástrojů umělé inteligence.
Dnes administrativa spojená s vozovým parkem probíhá téměř celá automaticky a proces, který ve Stromu života trval jedné zaměstnankyni tři a půl dne v jednom měsíci, je dnes hotový za jeden den.
„Kolegové tuto změnu velmi kvitovali. Najednou nemuseli ručně psát počty kilometrů do sešitu a na konci měsíce počítat, kolik ujeli, dodávat výkazy personální, která údaje zpracovává pro mzdy. Dnes terénní pracovníci knihu jízd ovládají v Google Tabulkách z mobilu, automaticky se přenáší data z GPS a oni jen doplní informace o tom, za jakým účelem cestovali. Za pár minut mají hotovo. Vše se pak automaticky počítá a posílá na příslušná místa,“ vysvětluje Mirka Oleňáková s tím, že všichni, kteří jsou do procesu nějakým způsobem zapojení, šetří čas. „Kolegyně, co jízdy zpracovávala, teď v nově nabytém čase zvládne obstarat jeden malý projekt navíc,“ dodává.
Digitalizace se vyplatí
Tvorba funkčního nástroje trvala zhruba tři měsíce. A to i z důvodu, že na práci na něm nebylo dost kapacit. Současně nynější koordinátorka pro digitalizaci přiznává, že jako samouk si tehdy ještě příliš nevěděla rady s umělou inteligencí a neuměla dobře vytvářet příkazy, obvykle nazývané prompty. I díky procesu digitalizace knihy jízd se však v používání chatbotů výrazně zlepšila, a dokonce se rozhodla i pro placenou verzi.
Kromě toho právě tento případ nastartoval systematičtější přístup k digitalizaci. Mirka Oleňáková ukázala, že se do ní vyplatí investovat a získala podporu vedení, se kterým se domluvila na vzniku pozice koordinátorky, v níž v současnosti působí na poloviční úvazek.
Ani to není úplně dostačující – i kdyby pracovala na plný úvazek, stále by podle ní bylo co zlepšovat. Uvědomuje si však, že získat finance na její pozici a případné rozšíření není pro neziskovou organizaci snadné. „Pro donory je vždy atraktivnější příběh našich klientů a klientek než zajištění technologického zázemí,“ uvádí. O to víc si váží toho, že ve Stromu života je znát podpora inovací – například investice do placených nástrojů nebo do vzdělávání, které jí v její roli výrazně pomáhá růst.
Koordinátorka digitalizace doufá, že se v budoucnu podaří sehnat dostatek prostředků, aby digitalizace mohla probíhat systematičtěji. „V současné době spíše nahodile reagujeme na konkrétní potřeby a požadavky z týmu. Pomohlo by mít jasnější strategii, kam chceme dojít za rok nebo za dva,“ říká Mirka Oleňáková. I kvůli těmto limitům je jasné, že ještě dlouho potrvá, než bude tak velká organizace, jako je Strom života, s digitálními nástroji plně sžitá.
Potřebujete se zorientovat v nastavování procesů ve vaší organizaci v kontextu efektivity práce, orientace na dopad a organizační kultury? Využijte letní slevu 15 % na e-learning Procesy a efektivní organizace: Jak se neztratit na společné misi.
Drobné změny – velký efekt
Podle koordinátorky pro digitalizaci lze dobře postupovat i po malých krůčcích. Jak mohou drobné změny přispět k tomu, aby práce lépe odsýpala, ilustruje na dalším případu – digitalizaci výkazů práce.
Terénní pracovníci a pracovnice původně zaznamenávali detaily o pacientech, které navštívili, ke konci měsíce do tabulky. Tu měli fyzicky ve svém počítači. „Změna, kterou jsme udělali byla vlastně velmi snadná – tabulku jsme přesunuli na sdílený online disk, ke kterému mají kolegové a kolegyně přístup odkudkoliv, z mobilu. Nemusí tak na konci měsíce vzpomínat, kde byli, a přepisovat veškeré informace do počítače, ale mohou hned po návštěvě všechno potřebné během pár minut naklikat do mobilu,“ vysvětluje Mirka Oleňáková s tím, že data takto ani nemůžou ztratit. „Pracovníci si tuto změnu opravdu chválí.“
Podobně se podařilo také vyřešit společný chat, do kterého tým odlehčovacích služeb zasílal pracovní požadavky na nadcházející dny. „Když někdo potřeboval jít v úterý k doktorovi, poslal zprávu, kterou si třeba i v neděli večer otevřelo 45 kolegů. Díky novému nastavení šetříme mentální zátěž našich zaměstnanců a zaměstnankyň v jejich volném čase.“
Takových drobných změn se podařilo ve Stromu života aplikovat mnoho. V centru velké části z nich stojí právě sdílené úložiště, které je dostupné online a do kterého mohou především zaměstnanci v terénu vstupovat kdykoliv z mobilu. „Možná se to zdá jako samozřejmost, ale je důležité se kouknout na to, jak naše procesy probíhají a zamyslet se nad tím, jak je co nejvíce zjednodušit. To, že se tomu věnujeme už teď, nám v budoucnu hodně pomůže,“ dodává.
Základem pro přinášení novinek je komunikace
Právě malé, ale efektivní změny podle koordinátorky pro digitalizaci Stromu života přispěly také tomu, že lidé v týmu jsou inovacím stále otevřenější. „Díky tomu, že jsme jim dali výkazy do telefonu a odebrali jim úplně jednoduše část administrativní práce, už vědí, že se změn nemusí bát, lépe na ně reagují, což nám usnadňuje prezentaci nových nástrojů,“ říká Mirka Oleňáková. Právě přinášení novinek do týmu, je nicméně podle jejích slov jednou z největších výzev její pozice. Naprostým základem je podle ní komunikace.
„Je třeba dobře vysvětlovat, proč změnu děláme, co nám přinese, jak nám ušetří čas nebo pomůže zlepšovat naší službu, jakým způsobem se bude dít… A není to věc, která potrvá týden. Lidé si nové nástroje potřebují osahat a je důležité, aby vždy měli, na koho se obrátit, aby jim znovu vysvětlil, jak fungují a uklidnil obavy, které mohou mít,“ říká s tím, že je třeba mít empatii s lidmi, pro něž mohou být změny náročné, protože se třeba tolik nepřátelí s technologiemi.
Strom života s nově vzniklou pozicí koordinátorky pro digitalizaci však plánuje i větší posuny ve své práci. V nejbližší době bude Mirka Oleňáková vyvíjet aplikaci, která bude zpracovávat odměny zaměstnanců a zaměstnankyň mobilního hospice.
„Podle jednotlivých kritérií může aplikace vypočítat, v jaké výši by zaměstnanci měli dostat bonus za svou práci. Současně ale nechceme proces robotizovat, ke každému jednotlivci bude možné přidat další informace, aby odměny byly individualizované,“ říká. A na otázku, zda umí programovat Oleňáková s úsměvem odpoví: „Programovat neumím, ale umím používat AI.“ Vedle placené verze Chatu GPT, používá také Gemini od Googlu.
„Šetřeme časem“
„Mnoho lidí z neziskového sektoru by proces digitalizace uvítala, ale často se jim do procesu hledání efektivních řešení nechce. Je však důležité si uvědomit, že to za vás nikdo jiný neudělá – vy nejlépe znáte vaše organizační procesy, vy tedy musíte stát u dělání změn,“ říká Mirka Oleňáková, s tím, že by do digitalizace měly investovat i další neziskové organizace.
„Neziskovky potřebují šetřit časem a náklady, aby mohly čas věnovat svému poslání. Jenže na pacientech, klientech a klientkách a uživatelích služeb šetřit nikdo nechce, naopak – věnujme jim čas ušetřený nad administrativou a vyplňováním výkazů. Digitalizace tomu může jednoznačně přispět,“ uzavírá.
Foto: Mirka Oleňáková
