Článek vznikl ve spolupráci s neziskovou organizací Sdružení VIA. Je druhým ze série tří textů zaměřené na posilování odolnosti neziskového sektoru v kontextu dezinformací a digitalizace. Vychází z rozsáhlého mapování napříč českým neziskem, který Sdružení VIA provedlo v roce 2023 a 2024 v rámci mezinárodního vzdělávacího programu Digital Activism Accelerator s cílem zvýšit odolnost občanské společnosti vůči dezinformacím. V minulém roce také ve spolupráci s Nadací OSF uskutečnilo detailní analýzu stavu digitalizace českých neziskových organizací.
Fungovat efektivně a dosahovat svého dopadu dnes bez digitalizace nejde. Přesto ale velká část neziskových organizací bojuje s nedostatky na základní úrovni – hardwarovou podvybaveností nebo třeba využíváním neplacených verzí úložišť. A hlavní důvod? Nedostatek financí. Vyplývá to z loňské analýzy Sdružení VIA a Nadace OSF, která zjišťovala stav digitalizace českých neziskových organizací.
„Nepřekvapivě organizace na prvním místě zmiňují finanční prostředky, u velkých profesionálních organizací se tato odpověď objevila dokonce u 65 % z nich. Hodně byly zmiňovány i další překážky – personální kapacita, nedostatek kvalifikovaných pracovnic a pracovníků, ale také chybějící přehled o IT nástrojích, který zmiňuje téměř třetina organizací a je často jmenován i v rámci jednotlivých témat,“ popisuje zpráva.
Výzev, které analýza, do které se zapojilo celkem 634 neziskovek, identifikovala jako klíčové, je ale více. Jednou z dalších kritických oblastí je kyberbezpečnost – výsledky ukázaly, že pouze 17 % organizací vůbec neřeší možný únik dat a 74 % organizací nemá sepsaná bezpečnostní pravidla. Zároveň se však 37 % dotázaných za poslední dva roky setkalo s nějakou formou kybernetického útoku
„Díky výstupům z průzkumu, můžeme připravovat programy a řešení založená na ověřených datech. Právě na základě těchto poznatků od roku 2024 nabízíme novinku v podobě digitálních auditů, uspořádali jsme kyberbezpečnostní konferenci, na které jsme představili kyberbezpečnostní kit pro organizace různých typů, a organizujeme vzdělávací akce,“ říká ředitelka Sdružení VIA Radka Bystřická.
„Výsledky průzkumu nám pomáhají získat na tyto aktivity finance od partnerů, tak abychom minimalizovali finanční zátěž organizací, protože víme, že na potřebné služby mnoho z nich nemá v rozpočtu prostor,“ dodává. „Abychom měli aktuální data, připravujeme teď na jaro 2025 opakování průzkumu.“
Na konferenci Kyberezpečnost pro neziskovky: Krok za krokem k bezpečné organizaci, která se konala 24. října v Brně, Sdružení VIA představilo Kyberbezpečnostní kit. Balíček vzdělávacích materiálů a šablon bezpečnostních pravidel pro různé typy neziskových organizací připravený ve spolupráci s partnery a uznávanými experty a expertkami. Nástroj organizacím pomůže správně aplikovat kyberbezpečnostní pravidla a chránit tak citlivá data.
Nezabezpečená interní komunikace i nedostatek zkušeností s automatizací
Analýza stavu digitalizace a IT potřeb v nezisku přinesla celou řadu informací nejen o tom, co organizacím v oblasti IT chybí, ale také jak pracují a fungují. Výzkum mapoval oblasti jako hardware, software, práce s dokumenty, domény a e-mailové služby, virtuální servery, interní komunikace, online meetingy, datové analýzy, CRM systémy, elektronické podpisy, účetní a HR systémy, bezpečnost, využívání automatizace a umělé inteligence i správu IT.
Zajímavá jsou například zjištění, že pouze 4 % neziskovek mají sepsanou digitální strategii a 44 % organizací nemá žádný online systém na sdílení procesů, postupů a interního know-how. Pětina zapojených dále nedisponuje žádným společným úložištěm, a to ani fyzickým, ani cloudovým. Mezi využívanými cloudovými úložišti pak dominuje Google Workspace. Jako problematické zpráva označuje, že pětina organizací využívá free verze úložišť určených pro osobní užití – zejména z důvodů absence správy přístupů a nižší úrovně zabezpečení.
Další bezpečnostní riziko představuje skutečnost, že většina neziskových organizací používá k interní komunikaci otevřené chatovací platformy jako WhatsApp nebo Messenger. Online schůzky a webináře nejčastěji probíhají skrze Google Meet (44 %), Zoom (35 %) nebo Microsoft Teams (33 %). Co se týče automatizace a umělé inteligence, dalo by říct, že jsou neziskové organizace stále na začátku – 78 % z nich odpovědělo, že aktivně nevyužívá žádné nástroje k automatizaci procesů a běžných úkonů, nástroje s umělou inteligencí využívá 7 %.
„Na základě výzkumu mapujícího stav digitalizace neziskových organizací v Česku vidíme, že v sektoru často chybí manažerské digitální kompetence. Vedení neziskových organizací bývá vysoce specializované ve svém oboru a má hluboké know-how v oblasti, na kterou se organizace zaměřuje, nicméně často nestíhá reagovat na digitální novinky a zavádět je efektivně v týmu,“ upozorňuje na další z důležitých aspektů (ne)rozvoje digitalizace Radka Bystřická. Problémem je ale také nedostatek lidských kapacit jako takových, a to především specialistek a specialistů. Řada organizací nemá ani IT oddělení, ani IT správce nebo správkyni. Tuto agendu má často na starosti jeden člověk jako doplněk ke své běžné práci.
Průzkum probíhal v jarních měsících roku 2023. Šlo o druhý ročník mapování digitalizace českého nezisku, první proběhlo o dva roky dříve v návaznosti na pandemii covidu-19. Kvantitativní zpracování výstupů z dotazníků provedla společnost Ipsos. Interpretaci dat a brožuru připravil tým Sdružení VIA pod vedením Radky Bystřické.
Pro účely aktualizace šetření provedlo letos Sdružení VIA další podrobné rozhovory s 11 organizacemi. Z těchto rozhovorů vyplynula zjištění, která se sice nedají vykládat jako stoprocentně reprezentativní pro celý neziskový sektor, indikují ale určité trendy a posuny, nebo naopak potvrzují výsledky analýzy.
- 8 z 11 organizací uvedlo, že používají ChatGPT, zručnost s nástroji AI ale hodnotí jako nízkou.
- Všechny organizace uvedly, že používají antivirový software i dvoufázové ověřování.
- Interní směrnice týkající se kybernetické bezpečnosti má v omezené formě sepsané 8 z 11 organizací.
- Nejoblíbenějším nástrojem pro analýzu dat a řízení projektů je Microsoft Excel.
- Pouze čtyři organizace provádějí posouzení zranitelnosti a webové testování.
- Všechny organizace se cítí sebejisté ve své schopnosti rozpoznat dezinformace a bojovat s nimi.
Jak vypadá proces digitalizace v organizaci Los Vesinos
Nepříliš lichotivá data, která mapování úrovně digitalizace neziskového sektoru přineslo, potvrzuje i zkušenost neziskové organizace Los Vesinos, lokálního spolku, který se stará o okolní přírodu a zapojuje místní do dění v městské části Olomouce Chomoutov. Nový pohled a nové impulsy v oblasti digitalizace organizaci přinesla nejprve účast v programu Akcelerátor v boji proti dezinformacím, který v Česku pořádá Sdružení VIA.
„Program nám poskytl širší teoretický vhled do problematiky dezinformací, kontakty na experty v oblasti pozitivních narativů, práce s Google Workspace, zabezpečení e-mailů, krizového řízení a možnost sdílet zkušenosti s praxe. To vše nám pomohlo získat větší nadhled a chuť dále pracovat v našich tématech: práce s veřejným prostorem, udržitelný rozvoj lokality a další,“ zmiňuje předsedkyně spolku Lenka Introvič. Právě přechod na sdílené úložiště je pro organizaci, která funguje na dobrovolnické bázi, zásadní – a to z hlediska bezpečnosti i efektivity.
Na účast v akcelerátoru organizace navázala dalšími intenzivními aktivitami v oblasti digitalizace a dezinformací – interním vzděláváním, tvorbou nového webu s důrazem na jeho zabezpečení, sjednocení vizuální identity nebo vznik grafického a komunikačního manuálu, který zahrnuje i krizovou komunikaci – díky získanému grantu na boj proti dezinformacím.
Právě dezinformace jsou totiž pro Los Vesinos palčivým tématem. V obci, ve které působí, prosazuje spolek nové přístupy a co největší zapojení občanů a občanek, mimo jiné i do rozhodovacích procesů, což se podle předsedkyně nelíbí řadě lidí z veřejné sféry. Na sociálních sítích tak často bojují například s útoky zahrnující například dezinformace ohledně financování organizace.
„Zaměřili jsme se na strategickou komunikaci a ve spolupráci s konzultantkou jsme si ujasnili, jaké máme komunikační možnosti a priority. V naší obci žije přes tisíc lidí, na které cílíme, tak se nám nevyplatí tolik investovat do sociálních sítí, ale zaměřit se spíše na newsletter a web,“ pokračuje Lenka Introvič.
„Díky akcelerátoru a navazujícím aktivitám jsme se digitalizace přestali bát, už to pro nás není sprosté slovo, ale pomoc. Aktuálně nás čeká proškolení dalších členů a členek v Google Workspace a ráda bych se zaměřila také na výměnu zkušeností se zahraničními organizacemi. Lehce našlapujeme také směrem k oblasti umělé inteligence, ve které bychom se chtěli dál vzdělávat,“ dodává.
Jak si digitalizaci usnadnit?
Loňský průzkum poukázal na řadu palčivých témat a výzev v oblasti IT. Nízká úroveň digitalizace přitom neziskovým organizacím nejen pálí čas a peníze, ale také je vystavuje riziku všech typů hrozeb, které s sebou přítomnost v online prostoru přináší. Vysoký počet zapojených neziskovek nicméně indikuje zvyšující se zájem o digitalizaci a kyberbezpečnost. Díky většímu zapojení napříč neziskovým sektorem i Českou republikou mohou organizace jako Sdružení VIA ušít nabídku služeb přímo na míru potřebám nezisku, a tím jim ještě o něco lépe pomáhat v rozvoji technologických kapacit a efektivnější a snazší cestě za dosažením svých poslání.
S nedostatkem dobrého hardwarového vybavení – především počítačů – může pomoci program TechSoup, v rámci kterého si organizace mohou zakoupit software nebo hardware se značnou slevou, nebo dokonce získat některé produkty zdarma. Kromě zprostředkování darovaných a zlevněných licencí a služeb poskytuje TechSoup Česká republika organizacím také služby technické podpory.
„V neziskových organizacích často dochází k urychleným rozhodnutím o pořízení softwaru nebo aplikací, které nejsou ani vhodné, ani aplikovatelné v jejich prostředí. Místo usnadnění práce to vede k frustraci v týmu a pokusy o digitalizaci nejsou vždy úspěšné. Proto organizacím navrhujeme řešení, jako jsou digitální audity, které pomáhají zmapovat procesy a nalézt digitální nástroje skutečně na míru potřebám a možnostem dané organizace,“ radí Radka Bystřická.
Právě digitální audit může neziskovkám pomoci vzít digitalizaci od základů a najít způsoby, jak zjednodušit procesy v organizaci, zvýšit bezpečnost a naplno využít nejnovějších nástrojů na cestě za dopadem. Součástí auditu je zmapování všech digitálních aktivit dané organizace, dotazníkový výzkum i hloubkové rozhovory v týmu a ověření kapacit a funkčnosti nástrojů. Výstupem jsou konkrétní doporučení týkající se nových i stávajících nástrojů, případných školení či konzultací a úpravy procesů.
Ve Sdružení VIA mohou organizace taky využít z nabídky technologických služeb, jako jsou revize nastavení cloudového systému Microsoft nebo Google či pomoc s migrací serveru do těchto cloudových úložišť. Problematiku technologií a bezpečnosti neziskových organizací vnímají jako zásadní také firmy. Letos tak služeb Sdružení VIA mohlo třeba i díky společnostem Kyndryl nebo O2 využít těchto služeb přes 50 českých neziskových organizacích zcela zdarma.
Text je součástí série článků, první článek o potřebách neziskových organizací si můžete přečíst tady:
Úvodní foto: Ivan Svoboda
