Pokud ještě stále jedete na soukromých e-mailech, soubory si ukládáte do počítačů a pro interní komunikaci používáte Messenger nebo WhatsApp, máte zaděláno nejen na problémy spojené s ochranou osobních údajů, bezpečností dat, ale také na větší zmatky v komunikaci, neustálé hledání čehokoliv, problémy s nástupem i odchodem zaměstnanců a jejich přístupem k interním datům a úplně jednoduše a upřímně, jste neprofesionální a brzdíte se v rozvoji. Tak. 

Pokud už používáte cloud a jste s ním spokojení, pojďte se podívat, jak ho dále můžete rozšiřovat do funkčního ekosystému, kterým obhospodaříte veškeré oblasti vaší práce. Pokusila jsem se vám vecpat na jedno místo základní informace o bezpečné komunikaci, integraci, novinkách i tipech na další nástroje, které se vám mohou hodit.

Základ je cloud

Základním stavebním kamenem virtuální kanceláře je bezpečný cloudový systém s nástroji, které vám obsáhnou správu zaměstnaneckých účtů, e-mailů, kalendářů, úložiště dat a ideálně také platformu pro videokonference a interní komunikaci.

Nejpoužívanější a zároveň nejdostupnější jsou balíčky od Microsoft 365 a Google Workspace. Oba můžete získat zdarma pomocí registrace do platformy Techsoup, která zajišťuje zvýhodněné ceny softwaru, hardwaru i IT služeb pro neziskové organizace.

V čem se liší a který si vybrat?

Těžko říct, každý má svá pro a proti. Z hlediska jednoduchosti instalace, ovládání a celkové správy za mě vyhrává Google Workspace. Oproti tomu Microsoft se svými Teams nabízí komplexní manažerský nástroj pro komunikaci v týmu, řízení a plánování projektů a úkolů, videokonference a sdílení souborů. Základ je u obou služeb podobný: profesionální e-mail navázaný na doménu (např. @svetneziskovek.cz), sdílené kalendáře, úložiště dat i nástroj pro videokonference.

Jak je to s bezpečností 

Data máte v bezpečí a zejména v majetku organizace a ne na soukromých účtech zaměstnanců. Jak moc dokonalé to s tím bezpečím je, by bylo na další článek, takže pokud jste právě pozdvihli obočí, je to správně a jsem ráda, že bezpečnost řešíte. 

Žádný z nástrojů sice není protiatomový kryt, ale zároveň je na úrovni moderního domu s bezpečnostním zámkem. A to je pořád lepší než odemčená unimobuňka z umakartu. 

Další benefity pro nezisk

V benefitech pro nezisk vítězí Google Workspace. Součástí účtu máte YouTube for Nonprofits, kde můžete využít možnosti dárcovských výzev a reklam přímo ve videu, YouTube Creator Studio pro editaci videí i vzdělávací akademii. Ve výzvě Google Ads můžete dosáhnout až na 10 000 USD měsíčně pro inzerci. Výhodou je také nástroj Fotky, ve kterém můžete nejen skladovat, ale také editovat a sdílet fotografie. 

Integrace aneb proč základ nestačí

Nejdůležitější ovšem je, že jak Microsoft, tak Google Workspace můžete kombinovat s dalšími nástroji. Integrace a automatizace jsou nová nezbytnost a troufám si říct, že bez nich jsou oba nástroje jen obyčejné cloudy bez ničeho extra. 

Vy si je však můžete vytunit tím, že do nich nataháte další aplikace a software pro konkrétní činnosti a vytvoříte si na míru vlastní ekosystém, kterým obsáhnete vše, co potřebujete. 

Například Teams od Microsoft jsou na tomto principu postavené. Bez integrací můžete tvořit týmy, kanály, chatovat, sdílet odkazy na soubory na Sharepoint či OneDrive, zavolat si. Ale připojením nástroje Planner pro řízení úkolů, OneNote pro poznámky či zápisy z porad, Power BI pro zpracování master dat, Asany pro management nebo třeba Miro pro vizualizaci budujete království se všemi komnatami i podhradím. Vládnete mu vy z jednoho místa a veškeré výstupy se potkávají před vaším trůnem. 

Google zase konkuruje svou kompatibilitou snad s každým nástrojem, na který si vzpomenete. Středobodem je Gmail, ze kterého můžete spravovat Úkoly, Kalendář, vstupovat do Trello či vkládat poznámky do Keepu. K Disku připojíte další aplikace (včetně výše zmíněného Miro nebo Asana), jako třeba MindMup pro myšlenkové mapy, LucidChart pro vizualizaci procesů nebo AutoCad či Gimp pro grafiku.

Interní komunikace a bezpečnost

Microsoftí Teams se často u Google nahrazují integrací do chatovacího nástroje Slack (pro neziskovky můžete zažádat o zvýhodněnou cenu s rozšířenými funkcemi), který umožňuje multikanálovou komunikaci a zároveň propojí další nástroje do jednoho místa. Pokud hledáte bezpečnější alternativu Slacku, doporučuji HighSide – je sice drahý, ale uspokojí případnou potřebu protiatomového krytu.

Pokud chcete držet interní komunikaci jen v Google, využívejte jeho Chat s Místnostmi. Rozhodně nepoužívejte WhatsApp či Messenger, pro pracovní ani pro osobní komunikaci. V podstatě tím dáváte zdarma veškerá svá data Facebooku a mnoha dalším zlořádům. Pro příjemný večer doporučuji shlédnout dokument společnosti Netflix Social Dilemma. 

Adekvátní náhradou může být – ač málo rozšířený (i když věřím, že se to brzy změní), ale za to silně zaměřený na ochranu soukromí – Signal, případně Telegram. Užitečné srovnání sepsal kolega Pavel Matějíček na svém blogu Spajk.cz.

Novinky, které stojí za zmínku

Google Workspace dále šlape do rozvoje podpory spolupráce a z Dokumentů a Tabulek vytvořil interaktivní prostor – Google Smart Canvas, ve kterém můžete:

  • propojit více souborů,
  • označit lidi s jejich vizitkami,
  • vkládat data a události z kalendáře,
  • tvořit úkoly pomocí checkboxů.

Jede tedy na vlně trendu interaktivních textových editorů, které neslouží pouze pro vkládání textu, ale tvoří vlastní kolaborativní prostor složený z různých typů formátů a zdrojů. Připomíná v tom hodně nové akční poznámkovníky, jako je Notion nebo Roam Research. Troufám si říct, že obyčejný textový editor jako je Word, začíná být mrtvý a v tomto má Microsoft co dohánět. 

Brzy vám také Google spustí v Gmailu novou postranní lištu vlevo, ze které se přehledněji dostanete do Chatu a Místností. 

Co dalšího se může hodit

Pro marketing a práci s daty využijte Google Analytics a Google Data Studio. Případně Power BI od Microsoft. Pokročilejší nástroje jsou pak Tableau nebo Zoho Analytics. Pro grafiku bez grafiků je ideální Canva, která umožňuje neziskovkám dosáhnout na rozšířenou verzi zdarma. Pro projektové řízení slyším v neziskovkách často nástroje Trello, Asana nebo Monday.com. Odkud řídit celý business proces včetně fundraisingu? Mrkněte na Salesforce a nabídku CRM pro neziskovky. Dalším velkým tématem je automatizace rutinní činnosti, která je konečně i v nezisku “hot topic”. Koukněte na Integromat (s novým názvem Make) nebo Zapier.

Tip pro vás: 

I digitální spolupráci a komunikaci v týmu se věnujeme i v nových e-learningových programech Světa neziskovek. Prozkoumejte téma Komunikace pro neziskovky: Jak chytit naše lidi za srdce a zjistěte, jak podpořit ještě lepší komunikaci v týmu, jak postavit pevné základy pro značku a komunikační strategii, proč se vašim fundraiserům vyplatí storytelling, nebo kudy se nejlíp dostat k vašim cílovým skupinám.

V druhém intenzivním e-learningovém programu Procesy a efektivní organizace: Jak se neztratit na společné misi se podíváte do samotného jádra fungování organizace. Nastavíte si funkční procesy, objevíte cesty k automatizaci a digitalizaci procesů pro efektivní (spolu)práci v týmu – v podání těch nejlepších z ČR i ze zahraničí.