Radka Bystřická
Ředitelka Sdružení VIA
Radka je ředitelkou neziskové organizace Sdružení VIA, kde se již 9 let zabývá technologickým rozvojem neziskového sektoru. Sdružení VIA se především skrze program TechSoup snaží o spojování světů technologií a společensky prospěšných aktivit tak, aby se násobil jejich dopad a docházelo k úspoře zdrojů. Je absolventkou oboru Informační systémy a technologie na Vysoké škole ekonomické. Dříve pracovala jako analytička a testerka v softwarovém vývoji.
Pracují neziskové organizace v Česku efektivně?
Pokud se bavíme o fungování interních procesů, tak je to samozřejmě různé. Hodně záleží, jakým tématem se neziskovka zabývá a jak je financovaná. Typicky největší tlak na efektivitu je u organizací, které jsou financované z individuálního fundraisingu, tedy drobnými dárci. Tam je snaha mít co nejštíhlejší aparát a nejautomatizovanější procesy zjevná. Nejhůř jsou na tom pak neziskovky financované z veřejných prostředků, a to zejména z oblasti sociálních služeb. Ne že by nechtěly, spíš nemají prostor do těchto záležitostí investovat.
Procesní automatizace je jeden z aspektů vnitřní efektivity. Co přesně si pod tím můžeme představit?
Automatizace nám zjednodušeně řečeno pomáhá, abychom nemuseli ztrácet čas ručním odbavováním rutinních úkonů. Každodenní drobné úkony nám kradou čas – zaměstnanci neziskovek pálí prostředky na administrativě, místo aby se věnovali věcem, na které mají reálnou expertízu.
Někdo se například přihlásí na vypsaný kurz. Automatizace v takovém případě může znamenat, že se mu odešle potvrzovací e-mail s pozvánkou do kalendáře, mně se daný člověk zapíše do tabulky a pokud jde o placený kurz, vystaví se faktura. Mnoho neziskovek se tímto tématem bohužel zatím nezabývá. Některé ještě nedospěly ani k předchozímu kroku – digitalizaci. Nelze automatizovat papírový proces.
Jde nějak vyčíslit, jak automatizace a obecně technologie mohou neziskovkám ušetřit peníze?
Jedna rovina jsou hardwarová a softwarová příslušenství. V tomto ohledu program TechSoup v České republice za více než deset let působení ušetřil neziskovkám zhruba miliardu. Díky spolupráci s velkými firmami jsme totiž schopni zajistit zařízení a licence neziskovkám zdarma nebo s výraznou slevou. Lepší přístup k technologiím je tedy ta vyčíslitelná část.
Automatizace a digitalizace přináší další vrstvu. Konkrétně my jsme před pár lety zavedli digitální podpis grantových smluv. Celý proces, který se často táhnul několik týdnů, nyní probíhá kompletně elektronicky a zkrátil se na dva dny. Nikdo nemusí na poštu, není potřeba platit známku. V kontextu celého roku se jedná o časovou úsporu v řádu desítek hodin.
Věřím, že až deset procent administrativní práce je automatizovatelných do hodiny. Kdyby si tým dané neziskovky sedl a za využití dostupných nástrojů naklikal pár procesů, tak jim ubyde deset procent administrativní zátěže. Tady už je poměrně jasně vyčíslitelné, co to znamená v rámci rozpočtu organizace.
Zvědomit si náročnost procesu
Co bys poradila organizacím, které mají digitalizaci teprve před sebou?
Než se pustí do samotné digitalizace, je potřeba si zanalyzovat procesy uvnitř organizace a učinit vědomé rozhodnutí, které věci chci konkrétně digitalizovat. Je úplně validní říct, že některé zůstanou tak, jak jsou, protože náklady digitalizace jsou moc velké a přínosy naopak malé. Rozumím tomu, že se neziskovky procesu digitalizace třeba bojí. Je důležité si zvědomit, že může být velmi dlouhý a náročný, ale že ho mohou dělat postupně.
Není nutné jít z nuly na sto. Jsou dostupné metodiky a frameworky, jak si rozmyslet jednotlivé kroky v rámci organizace a jak je komunikovat se svými zaměstnanci nebo členy. Existují navíc způsoby, jak si s tím pomoci a kde čerpat inspiraci. Jedním z nich je třeba kurz Procesy a efektivní organizace: Jak se neztratit na společné misi, online průvodce, který v ideálním případě končí automatizovanými procesy.
V rámci e-learningu Světa neziskovek Procesy a efektivní organizace: Jak se neztratit na společné misi vás Radka provede zaváděním procesů do každodenní práce.
Neziskovky propojuješ s technologiemi už více než deset let. Jak se za tu dobu situace proměnila? Poslední dva a půl roku byly navíc silně poznamenané pandemií, která digitalizaci uspíšila i v těch nejvíc zkostnatělých oborech. Projevilo se to výrazněji i v neziskovém sektoru?
Před deseti lety v neziskových organizacích neexistovalo téma cloudu. Hrálo roli ve světě byznysu, ale pro neziskovky šlo o naprosté sci-fi. Před pěti lety už se objevovaly tendence, že by bylo efektivnější začít cloud využívat, ale řada organizací to nepovažovala za nutné. Pak přišla pandemie a křivka šla exponenciálně nahoru. Práce z domova, nutnost sdílení dokumentů, tlak byl okamžitý. A zůstal. Pandemie částečně pominula, ale v neziskových organizacích dodnes zůstala hybridní forma práce. Což nadále vytváří tlak na to, aby byly digitální procesy dobře nastavené.
Osvěta, zdroje i utilizace
Kde ty osobně vidíš další možnost rozvoje technologií pro dobrou věc?
Když se zaměříme na to, co je aktuálně potřeba, aby technologie pomáhaly neziskovkám pro jejich interní fungování, tak je to lepší využití toho, co už mají k dispozici. S covidem sice neziskovky pochopily, že musí začít používat cloud, vidím tam ale určitou nedotaženost. Je nutné jim ukázat všechny možnosti, aby nezůstaly jen na začátku.
Potom vnímáme velkou potřebu v podobě digitální evangelizace. Překonávat obavy zaměstnanců neziskovek z používání digitálních služeb. Na obecnější úrovni je potřeba pomoci neziskovkám dostat se ke zdrojům, ze kterých by mohly tyto digitalizační projekty podpořit. V České republice je velmi málo programů zaměřených vyloženě na interní rozvoj organizací.
Pokud jde o konkrétní technologie, už teď je poměrně jasné, že do budoucna bude nějakým způsobem určující umělá inteligence.
Co kryptoměny, respektive blockchain? Je to vůbec téma pro neziskovky?
Před pěti lety jsme si všichni mysleli, že ano. Nyní se dostáváme do období, kdy jsou kryptoměny spíš kritizované. I vzhledem ke svojí zátěži na životní prostředí, cenou za kryptoměny je totiž obrovská spotřeba energie. Na druhou stranu v některých státech umožnily rozvoj občanské společnosti.
Typicky v zemích, kde není silný bankovní systém. Třeba Nigérie je jedním z největších uživatelů kryptoměn a opravdu tam do určité míry umožňují interakci i na úrovni občanské společnosti. Za mě je to tedy jeden z nástrojů, který může pomoci ve specifických případech, ale nemyslím si, že jde o technologie budoucnosti a že by se jí neziskovky měly nutně zabývat.
Mluvily jsme o nepřipravenosti nebo nedotaženosti v oblasti digitalizace a automatizace. Napadá tě konkrétní příklad neziskové organizace, která digitalizaci naopak dobře zvládla?
Mám moc ráda případovou studii tělovýchovného spolku Sokol. Během pandemie dotáhli velký projekt přechodu do cloudu se všemi členskými základnami. Zahájili ho už dříve a díky tomu se pak mohli rychle přizpůsobit nové digitální realitě, například pořádat cvičení online přes Google Meet. Velmi dobře pracovali s cílovou skupinou, přestože mají členskou základnu, která je věkově tvořená od malých dětí až po seniory. Podařilo se jim dostat do onlinu všechny, což je opravdu úctyhodné. Ukázali, že to jde, když se postupuje citlivě.
Co teď neziskovky po technologické stránce nejvíc pálí?
Z našeho průzkumu vyplynulo, že více neziskovek, než jsme si mysleli, se potýká s nedostatkem peněz na pořízení hardwarových zařízení. Velmi často, zvlášť u malých organizací, používají zaměstnanci osobní počítače. To je problematické i z pohledu IT bezpečnosti. Právě ta je dalším ožehavým tématem. Věděla jsem sice, že se jedná o oblast, ve které na tom neziskovky nejsou nejlépe, průzkum ale opět ukázal, že realita je ještě horší.
Speed dating pro neziskovky
Před nedávnem jste v rámci TechSoup pořádali velkou konferenci Digitální den pro neziskovky. Odnášíš si z ní nějaké nové postřehy?
Digitální den pro neziskovky pro nás byl svým způsobem pokus. Zajímalo nás, jestli akce tohoto typu vůbec jde udělat online. Jestli lidi bude bavit a jak moc se zapojí. A musím říct, že jsem velmi příjemně překvapená úrovní interakce, která proběhla! Účastníci se zapojili do networkingu a diskuzních skupin, i se všemi omezeními, které online přináší. A jsem velmi ráda, že se zapojily neziskovky z celé republiky.
Jak řekla moje kolegyně: „Vždyť by byla blbost dělat akci o digitalizaci offline.“ (smích). Samozřejmě se nám nevyhnuly technické problémy, kdy nás platforma, kterou jsme použili, na začátku trochu vypekla. Měli jsme nicméně záložní plán, takže nakonec vše hezky zafungovalo a akci považuji za úspěšnou.
Jak vůbec probíhá takový networking online?
Platforma přímo nabízí tzv. speed networking, což funguje podobně jako fenomén speed datingu, tedy propojení s člověkem na omezené množství času. Až systém řekne konec, posune vás to k dalšímu člověku náhodným způsobem. Zapojilo se asi 40 lidí.
Pak jsme měli možnost peer-to-peer diskuzních skupin na určité téma, které sice zajišťoval garant, ale cílem bylo propojit lidi, kteří řeší podobná témata. Diskutovala se třeba migrace do cloudu nebo jak digitalizace dopadá na ohrožené skupiny obyvatel, se kterými neziskovky často pracují.
Jako Sdružení VIA se zabýváte technologickými tématy, ale máte i projekt Akademie mediální gramotnosti, který se věnuje spíše soft skills, jako je práce s informacemi. Jak do palety vaší činnosti zapadá? Proč je pro vás tohle téma důležité?
Díváme se, jak technologie mohou pomoci neziskovkám, ale také z pohledu dopadu na společnost. Do toho nám zapadá téma mediální gramotnosti, které je silně propojené s rozvojem technologií a hlavně dosahu, který umožňují. V rámci Akademie mediální gramotnosti pomáháme neziskovým organizacím nebo školám získat znalosti, nástroje a prostředky, aby mohly tohle téma řešit se svojí cílovou skupinou. V červnu jsme otevřeli přihlášky do Akademie mediální gramotnosti, která se zaměřuje na práci s mládeží. Jedním z našich cílů je vytvořit z účastníků propojenou síť navzájem se podporujících lidí, které to téma zajímá.
Sdružení Via je členem mezinárodní sítě TechSoup. Jak si stojíme v porovnání s jinými státy, pokud jde o propojení technologií a nezisku? Můžeme se někde inspirovat?
V rámci programu TechSoup máme možnost se bavit o stavu digitalizace v jiných zemích a sledovat trendy. Obecně co se týče financování tohoto tématu, platí klasické rozdělení: Dál jsou v této oblasti neziskovky na Západě a v severských zemích. Naopak na Východě je trochu menší podpora, byť existují snahy, aby tyto věci byly financované z veřejných zdrojů. Co se týče soukromých dárců, tak uvědomění této potřeby je na Západě větší.
Na úrovni TechSoupu řešíme sbírání dat na tohle téma a snad se brzy podaří spustit nějaký globální průzkum. Směrem na Západ jsou také neziskovky víc zvyklé za služby platit. Většina společností nabízí základní služby nebo cloudové licence pro neziskovky zdarma, nadstavbové programy jsou ale už za úplatu. V Americe je větší poměr neziskovek, které jsou připravené si zaplatit za pokročilejší služby a nelepí to ze všech možných programů, které jsou zdarma.
V Česku jsme na tom relativně dobře s cloudem, protože se sešlo několik podmínek, které to umožnily. Jedna věc je, že ve chvíli, kdy začal cloud přicházet, český neziskový sektor byl ve stavu nevyvinutých technologií, takže ta první velká technologie, kterou adaptoval, byl právě cloud. Zároveň je v ČR tradičně poměrně dobré technologické zázemí.
Napadá tě nějaký konkrétní trend, který stejně jako v případě kryptoměn reaguje na specifické podmínky dané země?
V Africe, ale i některých částech Asie, byly první masivně rozšířenou technologií smartphony. Je tam více pravděpodobné, že má člověk telefon s internetem, než že má doma počítač. Z toho důvodu se tam hodně řeší mobilní aplikace. Tady nás Afrika v jistém smyslu trochu předbíhá, protože i v Česku platí, že má mnohem víc lidí mobil než počítač, ale přesto pořád stavíme řešení primárně na webových klientech.
Díky za rozhovor!
