Právě jste objevili vhodnou grantovou nebo dotační příležitost pro váš projekt nebo vaši organizaci a možná si říkáte „Co teď?“ Jak a kdy začít a co je potřeba si ujasnit, než se pustíte do samotného psaní? Základem je si výzvu pořádně pročíst a ujasnit si, zda vaše činnost, popřípadě konkrétní projekt, opravdu spadá pod dané téma a splňuje stanovená kritéria. „Nenechte se odradit, když ve výzvě něčemu nerozumíte. To je takový první filtr, protože vyhlašovatel samozřejmě nechce, aby mu přišlo tisíc žádostí. A pokud něco opravdu nechápete, nebo si nejste jistí, jestli jste vhodným žadatelem, nebojte se vzít telefon a zeptat se. Ti lidé tam jsou od toho, aby vám pomohli,“ říká Adéla Lančová.
Zásadní je podle expertky na psaní grantových žádostí doba promýšlení a zrání projektu, i když samozřejmě záleží v jaké fázi se nachází: „Je dobré si uvědomit, že samotné psaní není ani zdaleka ta nejnáročnější část. Projekt musí být do detailů promyšlený a co nejvíc konkrétní, proto potřebuje nějakou dobu zrát. Zvlášť pokud vymýšlí daná organizace něco nového, měla by začít zhruba tři měsíce před deadlinem. I kdyby to znamenalo o projektu nějaký čas ‚jen‘ mluvit,“ pokračuje s tím, že pokud projekt vzniká za chodu a narychlo, je to zpravidla poznat.
I Lenka Bergmannová, která stála u zrodu významných českých nadací, doporučuje začít s dostatečným předstihem. „Hned po vyhlášení výzvy se podívejte, co všechno budete potřebovat, a začněte si dávat dohromady podklady. Počítejte také s tím, že nejspíš budete potřebovat konzultovat některé věci s ostatními lidmi v týmu,” říká. Jako klíčovou v této fázi považuje také důkladnou rozvahu o relevanci dané výzvy.
„Určitě nedoporučuji projekty příliš přizpůsobovat výzvě nebo je vymýšlet kvůli ní, jen abyste dostali peníze. Projekt by měl vždy stínovat nebo doplňovat činnost organizace,“ varuje konzultantka.
„Jestliže jste třeba nezisková organizace zaměřující se na volnočasové aktivity romských dětí a objeví se výzva na podporu žen po mateřské, můžete si říct ‚super, romské ženy po mateřské dovolené, pojďme vymyslet projekt‘,“ dává příklad Adéla Lančová. „Máte nějaké napojení na cílovou skupinu, ale vlastně jste nic takového doposud nedělali a může se stát, že pro vás bude projekt nakonec destruktivní. Sice dostanete po dobu řekněme dvou let poměrně velký objem peněz, ale budete zasekaní a vaše kapacity nebudou stačit na činnosti, které jste dělali doteď.“
Stále hledáte tu pravou grantovou příležitost pro vaši organizaci? Aktuální přehled vypsaných grantových a dotačních výzev najdete v online nástroji Grantový diář.
Dalším krokem před psaním projektové žádosti, který souvisí s výše zmíněným, je rozvaha, zda se nám finančně vyplatí. Úspěch v grantovém řízení sice přinese finanční podporu, zároveň ale může například generovat výdaje, které by organizace jinak řešit nemusela. „Pokud je třeba povinná 30procentní spoluúčast, musím uvažovat o tom, jestli danou částku mám a kde ji případně seženu. Anebo pokud je výzva, která nabízí podporu 10 tisíc korun, což je samozřejmě fajn, je na místě klást si otázku, jestli má pro nás smysl do ní investovat čas. A naopak když jde o podporu v řádu milionů korun, musíme počítat s potřebou navýšit personální kapacity na administraci,“ nastiňuje Lenka Bergmannová možná ekonomická úskalí grantového fundraisingu.
Jako další kroky před tím, než se pustíte do samotného psaní žádosti, pak radí prohlédnout si typy projektů, které byly podpořeny v minulých obdobích, a podívat se na kritéria hodnocení, pokud jsou k dispozici. Ukazatelem může být také to, kolik bodů je možné získat za jednotlivé části. „Pokud poskytovatel grantu pořádá před uzávěrkou seminář nebo nabízí konzultaci, určitě doporučuju jich využít. Můžete se doptat na cokoliv, co vám není jasné,“ dodává.
Kdo si projekt vezme na starost?
Pokud už máte jasno, že o grant nebo dotaci chcete usilovat, nastává pravý čas si v týmu říct, kdo si vezme psaní a podání projektové žádosti na starosti. Ne každá nezisková organizace má ve svých řadách člověka přímo na grantový fundraising, nebo dokonce na fundraising, popřípadě jinou zodpovědnou osobu, která měla projektové žádosti v gesci. A tak tento úkol často připadne někomu nad rámec jeho běžné agendy.
„Je dobré, když to má na starosti jeden člověk, který ale samozřejmě spolupracuje s ostatními. Určitě není potřeba, aby se na projektové žádosti vyšťavila půlka týmu,“ radí Adéla Lančová. „Spolupráce týmu je důležitá, člověk by v tom neměl být osamocený. Taky je potřeba myslet na to, že dotyčný může z organizace odejít, nebo z různých důvodů nebude na čas fungovat. Proto by projektová žádost neměla záviset na jednom člověku,“ doplňuje Lenka Bergmannová.
Další z variant je oslovení externího konzultanta nebo konzultantky, který vám s projektovou žádostí pomůže, nebo ji přímo napíše. V druhém zmíněném případě ale obě respondentky upozorňují, že daná osoba bude stejně potřebovat spolupráci lidí v týmu a připravené podklady a čas, aby navnímala téma a zorientovala se v tom, co přesně organizace potřebuje. Výhodou ale může být skutečnost, že se grantové výzvy a témata každý rok do jisté míry opakují. V tomto ohledu se pak vyplatí opakovaná nebo dlouhodobá spolupráce s jedním člověkem.
„Samozřejmě ale můžete konzultanta jen přizvat a nechat ho přečíst už napsanou žádost. Je to takové hodnocení nanečisto,“ nastiňuje další z možností Lenka Bergmannová. „Častá praxe je, že si organizace napíše projekt, pošle mi ho a já jim k němu dám zpětnou vazbu. Napíšu jim, čemu nerozumím, co bych potřebovala dovysvětlit, co je naopak moc obsáhlé nebo zbytečné. Když se některé informace opakují pořád dokola, je to únavné,“ dodává svoji zkušenost Adéla Lančová.
Aby všechno dávalo smysl
Srozumitelná, transparentní, konkrétní. Taková by měla být dobrá projektová žádost s šancí na úspěch, shodují se expertky. Jak vše formulovat, aby byl záměr jasný i člověku, který o vaší organizaci nikdy neslyšel? A jak najít rovnováhu mezi obecnými frázemi a přílišným detailem? Základem je stanovit si jasné a měřitelné cíle a konkrétní výstupy, ale zároveň neslibovat víc, než jsme schopni zvládnout.
„Lidé si často neuvědomují, že realitu, kterou žijí každý den, hodnotitelé vůbec neznají. Proto je dobré žádost formulovat sice stručně a bez zbytečné omáčky, ale zároveň tak, aby dobře popsala konkrétní situace, které chceme řešit,” říká Adéla Lančová. “Často se stává, že je žadatel moc ponořený v daném tématu a nadužívá například anglická slova nebo zkratky. Hodnotitelé ale nemusí být odborníci na danou tematiku, a přitom je zásadní, aby projektu rozuměli a dobře se jim četl,“ přidává se Lenka Bergmannová.
Psát jednoduchým jazykem a bez chyb je jedním z klíčů k úspěšné grantové žádosti. „Stává se mi, že čtu žádost o grant a chybí v ní kus věty nebo odstavce. Může to být tím, že se část projektu kopíruje z minulých období, ale nepřečtete si ho po sobě. To samé platí pro gramatické chyby. Pokud projekt působí, že si ho po sobě někdo ani nepřečetl, může se stát, že ho hodnotitelé rovnou vyřadí,“ zmiňuje chyby, se kterými se setkává v praxi, Lenka Bergmannová. Varuje také před kopírováním celých žádostí, pokud se hlásíte do stejné výzvy například s ročním odstupem: „Už se mi stalo, že organizace zapomněla upravit rok realizace na aktuální.“
Detaily, na kterých záleží
Obě respondentky dále odrazují od nadužívaných a příliš obecných frází. „Určitě bych se vyhnula klišé typu ‚chceme integrovat romské děti do společnosti‘ nebo ‚individuální přístup‘, Zní to sice sexy, ale je to velmi neurčité. Podobná spojení může použít každá druhá organizace a bude to sedět na její aktivity. Co znamená, že je dítě integrované? Že chodí na kroužky, do školy, umí dobře česky? To je potřeba specifikovat,“ říká Adéla Lančová.
„Žádost nesmí být příliš vágní a obecná, plná proklamací typu zlepšíme svět,“ dodává Lenka Bergmannová a jako další důležitou věc zmiňuje i vizuální přehlednost a logickou návaznost: „Dejte si pozor na podobu žádosti. Pokud hodnotitel uvidí strany plné jednolitého textu, těžko v něm bude hledat podstatu projektu. Používejte odrážky a odstavce. Samozřejmě je také zásadní, aby na sebe jednotlivé části logicky navazovaly. Abyste nepsali o nějakých aktivitách, které chcete dělat, ale potom se třeba v rozpočtu objevily položky, které s nimi nesouzní.“
Nezapomeňte také na to, že samotná žádost není pro hodnotitele jediný kontakt s vaší organizací. Pravděpodobně se brzy proklikají také na web nebo sociální sítě. Lenka Bergmannová proto doporučuje nepodcenit podobu webových stránek, která může přispět k celkové transparentnosti organizace. Konkrétně třeba aktuální a dobře dohledatelné informace o aktivitách nebo hospodaření organizace. Je dobré mít dostupnou výroční zprávu, a to i v případě, že není pro danou neziskovku povinná.
Při tvorbě grantové žádosti se nabízí otázka použití umělé inteligence. Jaký názor na to má odbornice? „Umělá inteligence je určitě relevantní nástroj, jak si psaní grantové žádosti ulehčit. Může vám dát tipy nebo nabídnout různé úhly pohledu. Vždycky je ale samozřejmě nezbytné vygenerovaný obsah zkontrolovat a upravit,“ doporučuje Adéla Lančová.
O kolik si říct?
Poslední, ale klíčovou položkou projektové žádosti, která nezřídka představuje výzvu, je rozpočet. Ten by měl být především realistický a v souladu s naplánovanými aktivitami. „Když je rozpočet přeceněný, bude to bít do očí, ale samozřejmě i opačný přístup je špatně. Pokud je příliš nízký, může budit podezření, jak projekt zvládnete realizovat a jestli dobře zaplatíte lidi,“ říká Lenka Bergmannová.
V souvislosti s penězi zmiňuje i téma palčivé pro mnoho organizací: finance na provoz. „Existují výzvy, vyhlašuje je třeba Úřad vlády nebo Ministerstvo zdravotnictví, které v rámci jedné oblasti nabízí podporu přímo na organizační a administrativní věci typu nájem nebo energie. Ale i ostatní výzvy, vypsané na konkrétní projekty, s těmito náklady počítají. Člověk zkrátka musí mít odkud pracovat,“ doplňuje.
„Občas mám pocit, že neziskovým organizacím chybí sebevědomí. Sebevědomí říct: my děláme tyto aktivity, děláme je skvěle a chceme na to tolik peněz. A chceme peníze na lidi, protože to nebudou dělat za 15 tisíc korun měsíčně,“ uzavírá Adéla Lančová.
Máte žádost hotovou? Nepolevte v cílové rovince. Pokud už jste investovali čas a kapacity do rozmyšlení projektu a jeho sepsání, nenechte si utéct šanci na získání grantu kvůli finálním formalitám. Často může jít o chyby z nepozornosti – promeškaný termín uzávěrky, zapomenuté přílohy, špatný podpis nebo chybějící přístup do datové schránky (například úplný výpis evidence skutečných majitelů jde stáhnout právě jen přes datovou schránku).
Výzvu mohou představovat i aplikace nebo formuláře, prostřednictvím kterých se žádost podává. Každý vyhlašovatel může používat trochu jiný systém, některé navíc vyžadují registraci, je proto dobré si je dopředu osahat. Pozor si dejte na počet znaků, který bývá často u jednotlivých odpovědí omezený. Pokud kopírujete text z vlastního dokumentu, může se stát, že se právě kvůli znakovému omezení zkopíruje jenom část.
Získáním podpory práce nekončí
Získali jste grant? Skvělé! Bohužel to ale neznamená, že máte vyhráno. Naopak, ta největší práce vás teprve čeká.
„Získáním grantu všechno teprve začíná. Grant není sponzorský dar a vy se musíte projevit jako transparentní partner donora. Splnit podmínky, ke kterým jste se zavázali ve smlouvě. Zapojit lidi z týmu, aby věděli, jak má vypadat propagace podpory, nebo jakým způsobem vést účetnictví. A otevřeně a průběžně s dárcem komunikovat, zvlášť v případě, že se něco mění nebo nedaří,“ říká Lenka Bergmannová.
Míra kontroly a administrativy je u každého vyhlašovatele jiná, organizace musí nicméně počítat s časovou náročností pravidelných reportů a závěrečné zprávy nebo dokumentování aktivit. Zvlášť pokud projekt trvá několik let, je dobré statistiky, jednotlivé výstupy a další podklady schraňovat průběžně, ať se vyhnete stresu před koncem nebo během návštěvy kontroly.
A rada na závěr? „Dobrá projektová žádost je ta, kdy je vidět, že organizace projektu opravdu věří,“ uzavírá Lenka Bergmannová.
Lenka Bergmannová
Konzultantka projektových žádostí
Lenka se celou svou profesní dráhu pohybuje v neziskovém sektoru, stála u zrodu významných českých nadací, působila na Úřadu vlády v Sekci pro lidská práva při nastavování dotačních programů. V Nadaci Neziskovky.cz a Světě neziskovek se podílela na tvorbě a obsahu Grantového diáře. Věnuje se především institucionálnímu a firemnímu fundraisingu při vytipování vhodných dárců a přípravám ke zpracování projektu tak, aby byl úspěšný. Sama říká: „Psaní žádostí o granty a dotace v sobě spojuje více profesí a umu. Odvádíte práci detektivní při hledání vhodných výzev, musíte být schopný vypravěč a napsat poutavý příběh své organizace, který dárce zaujme, a v neposlední řadě musíte být schopný logistik, který nakonec vše poskládá do smysluplného celku.”
Adéla Lančová
Konzultantka projektových žádostí
Adéla vystudovala Studia občanské společnosti na Fakultě humanitních studií UK. V neziskových organizacích se pohybuje od svých 17 let. Ve své praxi i jako konzultantka se nejraději věnuje přípravě projektových žádostí. Je praktická, vyhýbá se dlouhým řečem a jde rovnou k akci. Neziskový sektor vnímá jako základní prostor pro diskuzi veřejného zájmu a hledání společných řešení ve všech otázkách a na všech úrovních.
Foto: Unsplash
