Je to už rok, co se komunikace v týmech přesunula do virtuálního prostoru. Většina lidí, které mám kolem sebe, mi potvrzuje, že jsou pro ně online porady často mnohem více vyčerpávající než ty fyzické. Jak to máte vy? Společnost přijala nový termín “zoom fatigue”, tedy únava z online hovorů pojmenovaná podle nejrozšířenějšího nástroje pro videokonference Zoom. Vědecký tým ze Stanfordské univerzity na toto téma publikoval článek v časopise Technology, Mind and Behavior, ve kterém popisuje čtyři hlavní důvody, proč můžeme být z online hovorů více unavení než z osobních jednání. A nejde jen o únavu, zabrat dostávají také mezilidské vztahy.
Od svých kolegů z NVC Brno a Digiskills jsem sesbírala několik tipů, které se jim i mně osvědčují v prevenci se zoom fatigue a pomáhají nám opečovat sebe i své okolí během online porad a společné práce na dálku. Inspirujte se a zkuste některé z následujících 6 technik Jak opečovat vztahy a 6 tipů Jak předcházet konfliktům a nedorozuměním. Věříme, že vám pomůžou stejně jako nám.
Část první: Jak opečovat vztahy
1. Check-in a check-out
Bez check-inu nikdy poradu v NVC Brno nezačneme, ať už v offline nebo online světě. O co jde? Na začátku porady si řekneme agendu, kterou jsme společně vytvořili už před poradou v Trello nástěnce. Domluvíme se, kolik času věnujeme check-inu. Většinou je to tak 10 - 15 minut.
Check-in je v podstatě sdílecí kolečko, kdy každý řekne, jak se zrovna má. Je to mix osobních i pracovních věcí, pocitů, zážitků i aktuálních potřeb. Součástí check-inu i vyjadřujeme svá očekávání od porady, jestli se na ni těšíme nebo nás otravuje, v jakém tempu si poradu přejeme. Jestli chceme být rychlí a efektivní nebo spíše máme náladu jen tak brainstormovat.
Check-in významně pomáhá naladění skupiny vzájemně na sebe. V check-inu se nikdy neřeší agenda porady, pracovní věci patří až do času po check-inu. Když je čas, dáme si někdy i druhé kolo. Často vás totiž během toho prvního napadnou další věci, většinou navazující na to, co říkal některý z kolegů/kolegyň a vy je chcete sdílet.
Na konci každé porady si pak dáme krátký check-out. Zhodnotíme, jak je nám po poradě a jestli se naplnila očekávání. Tenhle zavírák vnímám jako velmi důležitý, protože může předejít spoustě nedorozumění a dát rychlou zpětnou vazbu, jestli je vše vyřešeno nebo něco ještě visí ve vzduchu, a tím myslím spíše emoce než pracovní věci.
2. Kuchyňkové cally
V Digiskills jsme zavedli tzv. digitální snídaně. Každých 14 dní v pondělí ráno od 7:30 do 8:30 spolu snídáme online. Není vůbec žádné téma. Máme zaplé kamery, vaříme si u toho kafe, chroustáme, co máme rádi a prostě plkáme. O všem a o ničem. Je to osvěžující a utužuje to vztahy, vnáší lidskost do online světa.
Ať už to jsou společné snídaně, obědy nebo odpolední kafe, tato online setkání bez programu mohou částečně suplovat tzv. náhodná setkání v kuchyňkách v práci, kde se většinou řeší a rozhodují ty zásadní věci :-)
3. Simulace open space kanceláří
Mnoho týmů si pochvaluje společnou práci pomocí online videohovoru, kdy se lidé připojí a pak společně nebo sami pracují se zapnutým zvukem nebo i kamerou. Funguje to jako simulace kanceláře, pracujete, mlčíte a když máte dotaz na kolegu, tak se prostě zeptáte.
Zaplé mikrofony snímají běžný ruch u každého doma, někdo pustí hudbu, někdo během toho mluví s partnerem nebo dětmi (samozřejmě chce to vychytat míru hluku). V NVC Brno jsme takto pracovali v návaznosti na strategickou schůzku. Po online poradě jsme si vyhradili další dvě hodiny na práci pro spolek, zůstali jsme připojení se zaplým zvukem a fungovalo to skvěle. Za půl dne jsme udělali více práce než za celý týden a ještě jsme mohli být spolu i lidsky.
4. Dyády
Dyáda je skupinové cvičení, jehož hlavním cílem je intenzivní hluboké sdílení s druhým člověkem. Základní cvičení se dělá v páru.
Jedna z možností cvičení: člověk A pokládá člověku B otázku: “Jak se zrovna teď máš, co prožíváš?” (může se vztáhnout i na uplynulý týden). B má 5 - 10 minut (dle domluvy) na to, aby vykládal. Podmínkou je, že A nesmí mluvit, musí pouze naslouchat. Oba můžou i celou dobu jen mlčet. Je to docela náročné, pro hodně lidí výstup z komfortní zóny. Po 5 - 10 minutách se prohodí. Dá se pomáhat si i tzv. kartičkami, mrkněte na tento článek, kde jsou i kartičky ke stažení.
Cílem je mapování vlastních pocitů a potřeb, prevence konfliktů, péče o sebe i o tým, vytvoření prostoru, kde jsem slyšen/vyslyšen, trénink naslouchání (prevence skákání do řeči, “kradení” témat atd.). Dyády jsou významnou součástí komunikačního tréninku. A kdo je zažil, tak je často popisuje jako wellness pro duši.
5. Video a audio
Ne všechny online porady vyžadují mít zaplé kamery. Domluvte se na začátku, ve kterých částech porady je možné kamery vypnout a pouze poslouchat či jen zvukem reagovat na dění a u toho třeba skládat prádlo, vařit oběd nebo si vybarvovat antistresové omalovánky. Spojíte užitečné s užitečným a trochu si odpočinete.
6. Virtuální teambuilding
Existuje v několika formách. Ať už třeba jako bojovka á la Pevnost Boyard, kdy běháte po bytě a hledáte propriety pro hledání virtuálního pokladu nebo jako metodicky vedené online setkání, kdy vás facilitátor/moderátor provádí skupinovými či párovými cvičeními, které pomáhají budovat a utužovat tým. Hojně se při virtuálním teambuildingu využívá funkce tzv. breakout rooms, dílčích místností, které už mají snad všechny sofistikovanější nástroje pro videohovory, jako je Zoom, Teams nebo Google Meet.
Část druhá: Jak předcházet konfliktům a nedorozuměním
1. Týmová pravidla
Můžete mít vytuněný arzenál cloudových aplikací, ale když je nebudete používat systematicky, tak efektivitě práce spíše uškodí, než pomůžou. Vytvořte si na míru svá vlastní týmová pravidla, jak a na co který nástroj používáte. Inspirujte se třeba Týmovými dohodami od Digiskills.
2. Sdílené dokumenty a nástěnky
Drtivá většina cloudových nástrojů jako je Office 365 nebo Google Workspace podporují společnou práci ve sdílených dokumentech, tabulkách či na virtuálních nástěnkách, jako je Jamboard nebo Miro. Práce i brainstorming v nich jde lépe od ruky, po e-mailech nekolují desítky verzí, je snadné se v historii vrátit k tomu, co kdo kdy upravil a když se veškerá komunikace k tématu směřuje do komentářů a poznámek vložených přímo k textu, tak je to ideální stav.
3. Asynchronní vs synchronní komunikace
Asynchronní (nevyžaduje okamžitou reakci adresáta) vs synchronní komunikace (přímá interakce s adresátem) jsou zásadní měřítka podle kterých zvolit správné nástroje pro konkrétní typy situací.
- Složitější úvahy, zadávání úkolů nebo plánování projektu nepatří do chatu, ale spíše sdíleného dokumentu nebo týmového kanálu v Teams z balíčku Office 365, Trello, Basecamp nebo složce na Google Disku.
- Rychlé pinknutí, kdo má kdy čas, tip na zajímavý článek nebo co má kdo na oběd naopak do chatu patří, ale rozhodně nepatří do e-mailu.
Pokud cítíte ve vzduchu napjaté emoce, nepište e-mail, ale zvedněte telefon nebo uspořádejte videohovor. Hlavně se ale v týmu domluvte, jaký nástroj v kterých situacích využijete.
4. Digitální detox
Pečujte o svou duši a pravidelně provádějte digitální hygienu. Ať už spočívá ve vypnutých notifikacích, odhlášení zbytečných newsletterů, smazání zaprášených aplikací z mobilu, dnech bez online videohovorů či stavové hlášce, že po 17:00 možná svítíte jako online, ale fakt už na nic nebudete reagovat až do dalšího rána.
5. Checklisty a videonávody
Práce online vyžaduje zdokonalování našich digitálních dovedností. Nemusí to nutně znamenat absolvování desítek workshopů na téma jak mít zero inbox nebo jak pořádat online videohovory, ale skvělou cestou je microlearning.
Doporučuji vytvořit si v každé organizaci sdílenou složku, knihovnu odkazů na YouTube videa, vlastnoručně natočených návodů (např. pomocí aplikace Loom), jak třeba dodržovat hygienická pravidla při fyzické návštěvě kanceláře nebo checklistů, na co nezapomenout při pořádání online webináře nebo vyplňování pracovního výkazu pro projekty XY.
6. Digitální ambasadoři a digitální audit
Vedle klasik, jako jsou strategické schůzky nad vizí, misí nebo směřování organizace by se měl v týmech ustálit také pravidelný digitální audit. Alespoň 1x za 2 roky je fajn zhodnotit, jak jsou na tom zaměstnanci s digitálními dovednostmi, jaké technologie využívají, jak se jim v online týmech pracuje, co potřebují nebo naopak nepotřebují. Tzv. digitální assessmenty jsou dnes důležitým nástrojem pro další rozvoj týmů a firem.
Stejně jako interní digitální ambasadoři, lidé, kteří pečují o digitální kulturu v organizaci, pomáhají ostatním, sbírají jejich potřeby a iniciují aktivity jako je třeba revize týmových pravidel nebo digitální detox. Digitální audit a digitální ambasadoři jsou nezbytnou součástí moderní organizace a pomáhají jí nejen přežít, ale hlavně efektivně existovat v online prostoru.
Výše uvedené tipy mým kolegům i mně pomáhají online svět přežít a vtáhnout do něj co nejvíce ze světa lidského, živého, fyzického. Co pomáhá vám? Napište do redakce Světa neziskovek a podělte se. Sdílení zkušeností je ta nejlepší věc, jak si pomoci v tomto covidovém digitálním akcelerátoru.
TIP: Jak se z dlouhodobé práce online nezbláznit? Jak si nastavit digitální hygienu? Už 5. 5. 2021 autorka článku Kača Švidrnochová povede další ze série dopoledních setkání Personalistika pro neziskovky #9. Tentokrát na téma Jak opečovat tým při práci a vztazích online. Přijďte se inspirovat a sdílet svoje zkušenosti s dalšími lidmi z neziskovek.
