Na vlastní kůži ho vyzkoušela Tina, ředitelka neziskovky a zároveň její jediný zaměstnanec na plný úvazek. Z nedostatku financí si nemohla dovolit sofistikované nástroje na plánování, bojovala s time managementem a organizace tím trpěla. Dokud nepotkala kolegu z konkurenční asociace, který ji svou strategií inspiroval.
Checklist, který si pravidelně sepisoval, Tině zpočátku nepřipadal ničím převratný a neuměla si představit, že něco tak jednoduchého pomůže zefektivnit její práci. Později ale zjistila, že v seznamu úkolů figuruje mnoho oblastí, které zanedbává a jejichž zlepšení by do budoucna mohlo přinést výsledky. Začala si proto sepisovat svůj vlastní checklist a jak sama říká: “Je to jako nebe a dudy.“ Odteď nezačíná nový měsíc bez důkladné přípravy seznamu úkolů, které považuje za stěžejní, a pravidelně ho konzultuje se svým týmem.
Neváhejte se inspirovat - níže vidíte Tinin plán. Vyberte si z něj to relevantní a doplňte ho o všechno důležité, na čem stojí chod vaší neziskovky. A naučte se ho používat opravdu jako checklist – jednou měsíčně si ho projděte, odškrtněte splněné a prázdné kolonky proměňte v prioritní úkoly.
1. Plánování a provoz
- Jsou všechny pozice obsazené? Není třeba provést nábor dobrovolníků nebo členů orgánů organizace?
- Pokud ano, jsou s tím všichni uvnitř organizace srozuměni a proběhla předávka nezbytných informací, aby obměna týmu proběhla hladce?
- Uvádíme na webu aktuální zaměstnance a spolupracovníky?
- Jsou orientační materiály pro zaměstnance a orgány organizace aktuální a dostupné?
- Jsou zápisy z porad a úkoly pěkně pohromadě a mají k nim všichni dobrý přístup?
- Jsou stanoveny termíny dalších setkání týmu, správní, dozorčí rady apod. dostatečně dopředu?
- Určili jsme si termín každoroční konference nebo jiných klíčových akcí organizace?
2. Správa dat
- Je aktualizovaná databáze členů, dárců a dobrovolníků?
- Jsou data zálohovaná?
- Odpovídá aktuální nacenění služeb informacím uvedeným na našem webu a v propagačních materiálech?
3. Plánování financí
- Je schválen roční rozpočet?
- Mají členové orgánů na schůzích přístup ke čtvrtletním výkazům a plánům?
- Přispívá každý člen orgánů svým návrhem k plánům a cílům ve vazbě na rozpočet?
- Jsou připraveny všechny účtenky, faktury a finanční výkazy pro účetnictví, audit?
4. Komunikace se členy
- Jsou připravené orientační informace pro nové členy? Je zajištěno, aby je obdržel každý nový člen naráz s uvítacím e-mailem?
- Objevují se včas noví členové i na webu?
- Máme podchycené „mrtvé kontakty“ – se členy, kteří nereagují a neotevírají naše e-maily, dále pracujeme (dostanou upomínací e-mail, jsou kontaktování jiným způsobem)?
- Máme stanovené otázky a datum každoročního dotazníku pro členy?
- Je připraven komunikační plán pro následující období?
- Obsahuje komunikační plán obsahovou strategii a časový harmonogram?
- Je připraven každoroční report pro členy?
5. Fundraising
- Jsou zpracovány zprávy o proběhlých kampaních?
- Máme stanoveny cíle dalších kampaní?
- Je interní kalendář fundraisingových cílů a akcí aktualizovaný?
- Máme kromě obecných představ naplánované konkrétní kroky další fundraisingové kampaně?
- Víme, na které cílové skupiny chceme cílit další kampaně?
- Poslali jsme uvítací, popř. děkovné dopisy sponzorům?
6. Dobrovolnictví
- Jsou potřebné pozice obsazeny?
- Orientují se dobrovolníci dobře ve své práci?
- Máme někoho v rezervě?
7. Webové stránky
- Jsou novinky a nejnovější příspěvky na blogu opravdu aktuální?
- Máme na webu fotografie z poslední akce?
- Kontakty se nezměnily a jsou správné?
8. Plánování akcí
- Je aktualizován kalendář akcí?
- Máme zajištěné všechno potřebné pro uspořádání akce? (mluvčí, občerstvení, prostory)
- Existuje konkrétní plán propagace?
- Máme události připravené pro sdílení na sociálních sítích?
- Jsou připravené registrační archy a jiné potřebné materiály?
Zdroj: The Non-Profit Checklist Every Organization Needs to Stay on Track. Děkujeme stážistce Lucii Horáčkové za přepracování původního článku.
