Je to taková mapa organizace. Mapa, která ukazuje, jak jsou jednotliví zaměstnanci nebo týmy propojeni, jaké mají pravomoci a odpovědnosti a jak mezi sebou komunikují. I na téhle mapě je ale někdy slepá ulice nebo špatné měřítko, se kterým se organizace musí vypořádat a ideálně nastavit takové procesy, aby byla co nejpřesnější a pomáhala všem dosáhnout vytyčených cílů.
„Značka dobrého zaměstnavatele je pro nás naprosto klíčová. Chceme být atraktivním a dobrým zaměstnavatelem, ale chceme si i udržet a zvyšovat kvalitu poskytovaných služeb,“ shodují se neziskové organizace, které systematicky – pár měsíců nebo i několik let – pracují na organizační kultuře.
V čem je podle nich naopak často největší zádrhel? Ve vysoké fluktuaci a nedostatku pracovníků a pracovnic, v motivaci a v těch nejhorších případech v nesdílení stejné vize a poslání. Vzhledem k častému finančnímu podhodnocení lidí pracujících v nezisku jsou totiž právě stejné hodnoty a zapálení pro věc jedním z hlavních taháků a důvodů, proč zaměstnanci v organizaci zůstávají.
To je velmi podstatný a nepřehlédnutelný rozdíl oproti komerčnímu sektoru. A ten se promítá i do klíčových prvků organizační kultury, což potvrzuje Zdeňka Marešová, náměstkyně pro služby a fundraising a členka správní rady Diakonie ČCE poskytující v Česku sociální služby: „Za klíčový prvek organizační kultury považuji jasně definované a žité hodnoty. Ty mají ale paradoxně častěji popsané velké nadnárodní společnosti, které hledají jednotící pojítko pro své mezinárodní týmy, než neziskovky.“ Hodnoty by zároveň neměly jen ležet v šuplíku, nejdůležitější je jejich uvedení do života a společný závazek se jimi řídit.
Týmový duch a společný cíl. Ale nenásilně
Právě v Diakonii pracují se čtyřmi hodnotami – nadějí, společenstvím, fortelností a milosrdenstvím – už od roku 2017. Každý nový zaměstnanec či zaměstnankyně se s nimi seznámí na celodenním workshopu, jsou navázané na kompetenční model pro jednotlivé pozice, jsou vodítkem pro hodnotící rozhovory, při interních kontrolách kvality služeb se zaměstnanci zaměřují na to, jak se hodnoty projevují ve vztahu ke klientům.
Platforma Atmoskop. Slouží ke zjišťování anonymní zpětné vazby od zaměstnanců a zaměstnankyň. Vy tak poznáte, jak organizaci vidí pracovníci a jak jsou spokojeni, zájemci o práci u vás zjistí, jak se budoucím kolegům a kolegyním pracuje.
Stejně posilují společné hodnoty i ve Spirále Ostrava, která pomáhá se zvýšením uplatnitelnosti lidí s duševním onemocněním v běžném životě. „Když se mě někdo zeptá, co je pro Spirálu typické, vždy odpovídám: jsou to naši lidé a hodnoty, které společně sdílíme. Je to tedy každodenní výzva i zodpovědnost, podporovat naše hodnoty, jako jsou respekt, podpora a možnost růstu, ať už jde o kolegy nebo klienty,” popisuje HR manažerka a zástupkyně ředitelky ve Spirále Ostrava Darja Koťátková. Společné hodnoty si připomínají denně při práci, na poradách a teambuildingových akcích.
Ve Společnosti DUHA poskytující sociální služby pro dospělé osoby s mentálním znevýhodněním v tomto směru posílili role koordinátorů nebo vedoucích pracovníků na jakési garanty předávání filosofie a vize organizace. Ti jsou zároveň velkou oporou lidem ve svém týmu a zodpovídají za zaškolení a profesionální způsob práce svých podřízených.
A podle ředitelky Domácího hospice Vysočina Hany Brnické je ideální stav, pokud každý ze zaměstnanců vnímá společný smysl práce – poskytovat nejlepší možnou péči pacientům na konci jejich života a podporovat jejich rodiny. „Vedení musí tyto hodnoty podporovat, aby byla zajištěna integrita organizace. Při výběru nových členů do týmu je důležité hodnotit nejen jejich odborné schopnosti, ale i to, zda souzní s hodnotami hospice.” Pokud někdo hodnoty nesdílí, bývá dynamika týmů narušená a někdy nastane čas se s takovým člověkem rozloučit, aby nedošlo k ohrožení celkové atmosféry a kvality péče.
Nástroj Culture Design Canvas. Nástroj pro mapování, hodnocení a rozvoj kultury na pracovišti. Pomáhá pojmenovat všechny prvky firemní kultury v jedné struktuře.
Strategické rozhodování? Zapojí se všichni
Ostatně to, jak se cítí celý tým a jak vzájemně funguje, je stěžejním bodem udržitelné a efektivní organizační kultury. Právě zde to ale v nejedné organizaci skřípe. „Kulturu také nastavuje, jak se v organizaci řeší konflikty, ale i to, jak se pracuje s lidmi a kolik dostávají prostoru se vyjádřit. Častá bolest v pomáhajících organizacích je, že se konfliktním situacím vyhýbáme,” říká Zdeňka Marešová.
Podle Darji Koťátkové lidé oceňují nejen stabilní zázemí, ale především atmosféru vzájemného respektu a otevřenosti. „Máme na to krásnou zpětnou vazbu, zaměstnanci oceňují, že bereme ohledy na jejich momentální stav, netlačíme do výkonu, žádnou chybu nebereme jako fatální, zajímáme se o názor a zapojujeme pracovníky do rozhodování.”
To je dalším bodem, který se mezi organizacemi často objevuje – zapojujte zaměstnance do změn a plánování, podobně jako to popisuje Michaela Chromá, ředitelka Společnosti DUHA: „Snažíme se zapojovat pracovníky v rámci takzvaných pracovních skupin do vymýšlení nových metod a postupů ve spolupráci s klienty. Dáváme jim tak možnost ovlivňovat procesy a fungování služby, jejíž jsou součástí.”
Získávání zpětné vazby prostřednictvím dotazníků nebo na pravidelných (např. půlročních) rozhovorech mezi zaměstnancem a nadřízeným.
Stejně to funguje i v Domácím hospici Vysočina, kde využívají nástroje a postupy podporující otevřenou komunikaci a zapojení celého týmu, například při tvorbě důležitých dokumentů, jako je etický kodex. Právě tam měl celý tým možnost připomínkovat definování zmiňovaných hodnot.
Otevřená komunikace mezi vedením a zaměstnanci je klíčová pro budování důvěry. Management se v oslovených organizacích nezdráhá komunikovat nejen úspěchy, ale i finanční otázky nebo nové projekty. Když jsou pracující informováni o výzvách, mohou lépe pochopit kontext svých úkolů a přispět k hledání řešení. Transparentnost také snižuje prostor pro spekulace a nedorozumění, které by mohly narušit týmovou atmosféru.
Podle Zdeňky Marešové z Diakonie ovlivňuje kulturu mimo jiné zřizovatel a zázemí, ve kterém organizace vznikla: „V našem případě je to evangelická církev. Ta nám dala do vínku různé prvky organizační kultury, které mohou nově příchozím připadat překvapivé – třeba to, že všechna důležitá jednání a setkání týmů začínají společným zpěvem, nebo mě občas někdo osloví sestro náměstkyně.“
Monday.com, Trello nebo Freelo. Platformy pro koordinaci projektů, procesů a pracovních úkolů vám mohou usnadnit samotnou práci i komunikaci napříč týmem.
Ve Společnosti DUHA k tomuto přistoupili strukturovaně a uvedli v život Manuál pro nábor pracovníků, realizovali dotazníkovou zpětnou vazbu mezi současnými zaměstnanci a zaměstnankyněmi a zavedli pravidelnou zpětnou vazbu mezi nadřízeným a pracovníkem. „Všichni zaměstnanci hodnotí jednou ročně svoji práci, reflektují svoje profesní dovednosti v různých oblastech, dostanou zpětnou vazbu od nadřízeného a společně stanovují cíle pro následující rok,” dodává Michaela Chromá.
Pravidelnost přijali za svou i v Domácím hospici Vysočina, k pravidelným poradám využívají online hovory a jednou za měsíc rozesílají interní newsletter, který shrnuje aktuální dění, informuje o vývoji v organizaci a pomáhá tak udržet všechny v obraze.
Pár kliknutí, pár nových nápadů
Nic z výše zmíněného by nebylo možné bez alespoň nějakého technického základu. Podle průzkumu Sdružení VIA a Nadace OSF z roku 2023 nemá téměř polovina českých neziskových organizací zdroje na odpovídající hardware pro dostatečnou digitalizaci a zastaralé počítače a další zařízení brzdí organizace ve využívání plného potenciálu moderních technologií. Proto je každý sebemenší krok k větší digitalizaci přínosný, a to platí i v oblasti řízení organizační kultury.
„Máme výhodu v tom, že jsme nadšenci do digitálních technologií. Google Workspace používáme pro každodenní kancelářskou práci a online komunikaci, pomocí něj jsme vytvořili i náš vlastní Intranet. V jiné platformě koordinujeme projekty, procesy a pracovní úkoly a v poslední době ujíždíme na AI nástrojích,” popisuje modernizaci Darja Koťátková ze Spirály Ostrava.
S nástrojem Culture Design Canvas začíná Společnost DUHA. Oceňují možnost si pojmenovat všechny prvky firemní kultury v jedné struktuře. „Specifickým nástrojem pro naši práci je systemický přístup, který používáme ve spolupráci s klientem. V tuto chvíli máme smělé plány, které souvisí s digitalizací organizace. V příštím roce bychom chtěli používat intranet,” říká ředitelka Michaela Chromá. A o nutnosti otevřenosti inovacím mluví i Hana Brnická z Domácího hospice Vysočina. „Náš tým je kreativní a hledá způsoby, jak zlepšit péči o klienty, a to i v prostředí s omezenými zdroji.”
Manuály nebo mapy procesů. Pomáhají k usnadnění práce i komunikace a především udržet know-how v organizaci na různých úrovních. Know-how tak neodejde s odcházejícím pracovníkem. Měly by být co nejjednodušší, stručné a názorné, vizualizovat můžete třeba formou infografiky.
Právě omezené zdroje odsouvají velmi často organizační kulturu na druhou kolej. Například pro organizace ze sociální oblasti je zpravidla středobodem zájmu především klient a samozřejmě dostatek prostředků na mzdy pracujících. Stačí ale pár jednoduchých a levných kroků a nastoupíte na cestu k funkčnímu systému organizační kultury.
